Archieven en organisatieverandering

Beste Zaalberg,

Een hypothetische vraag: als een door NVAO geaccrediteerde management school, wordt overgenomen door een openbare universiteit welke afspraken m.b.t. de overdracht van archieven moeten er dan gemaakt worden? De management school betreft een privaatrechtelijke onderwijsorganisatie (welke rechtspersoonlijkheid weet ik niet), en valt voor ten hoogste de openbaar gezagstaken onder de archiefwet (vergelijkbaar met een bijzondere universiteit?), dit vanwege de diploma’s/certificaten die ze uitreiken.
Ik heb 2 kaders gevonden die relevant zijn: de handreiking organisatieverandering van IOE, zie https://www.inspectie-oe.nl/binaries/inspectie-oe/documenten/brochure/2002/07/01/handreiking-organisatieverandering-en-archiefbeheer/organisatieverandering_en_archiefbeheer.pdf
en de handreiking van BHIC/LOPAI met een model-regeling: https://www.bhic.nl/media/document/file/handreiking_archieven_bij_organisatieverandering_1_2.pdf
beide documenten geven echter geen specfiek advies bij de ‘verstatelijking’ waar hierbij sprake is (zie document van IOE, p. 35)

Antwoord:

Privaatrechtelijke onderwijsinstellingen zoals hogescholen en bijzondere universiteiten hoeven maar in een zeer beperkte mate aan de archiefwet te voldoen. Zowel in de selectielijst Hogescholen (actualisatie 2019) en de Selectielijst Universiteiten en UMC’s 2020 worden drie processen beschreven waarvoor deze instellingen onder de archiefwet vallen:

• Het afnemen van examens en het verstrekken van graden en getuigschriften;
• Een geschil (bezwaar) gericht aan het bestuur, betreffende graadverstrekking;
• Een beroepschrift betreffende graadverstrekking, gericht aan het CBHO.

Indien de Universiteit van Maastricht de archieven van de management school overneemt, dient zij er zich van bewust te zijn dat zij ook deze verantwoordelijkheid op zich neemt en daarvoor kosten zou kunnen maken. Daarnaast neemt de Universiteit ook eventuele problemen over die zich op dit moment voor kunnen doen in het archief van de managementschool. Het is daarom aan te raden om een schouw te maken van het archief van de managementschool om te kunnen bepalen wat de inspanning en kosten kunnen zijn voor de universiteit als zij dit archief in geordende en toegankelijke staat.

Dat geldt niet alleen voor de informatie dat betrekking heeft op de bovengenoemde processen maar voor het gehele archief. Het is altijd aan te raden om een archief in geordende en toegankelijke staat te houden ondanks het feit dat daar misschien geen (wettelijke) verplichting voor is. In de selectielijst Hogescholen en de selectielijst Universiteiten wordt aan hogescholen en bijzondere universiteiten gevraagd om bepaalde informatie permanent te bewaren (in geordende en toegankelijke staat) ondanks het feit dat dat wettelijk niet hoeft. U dient dus afspraken te maken over wie de kosten betaald en wie verantwoordelijk is voor het in orde maken van de archieven van de managementschool. Dit kunt u opnemen in het overdrachtsdocument dat u moet opstellen of in de overeenkomst die wordt opgesteld waarin de overgang van de school naar de universiteit wordt geregeld.U zult dan ook afspraken moeten maken over wie het archief van de managementschool afsluit. Aangezien de managementschool ophoudt met bestaan en onderdeel gaat uitmaken van de universiteit, geldt dat het huidige archief van de school moet worden afgesloten. In de nieuwe situatie zal de informatie over de managementschool deel uitmaken van het archief van de universiteit en ook zodanig behandeld moeten worden.

Op het oude archief zijn dan nog de oude regels van toepassing zoals die golden voor de managementschool.