Afsluiten archief bij fusie

Beste Zaalberg,
Per 01-01-2017 is onze gemeente een fusie aangegaan met een nieuwe organisatie. Moeten we het archief afsluiten en nieuwe cliëntendossiers gaan maken vanaf 2017? (lopende dossiers van ISD zij overgedragen)? graag uw advies.

Antwoord
Meerdere gemeenten zijn gefuseerd, waardoor er een nieuwe organisatie is ontstaan. Bij een dergelijke fusie worden de archieven van beide organisaties afgesloten. De lopende zaken worden overgedragen aan de nieuwe organisatie. Belangrijk is dat hier afspraken over worden gemaakt. Afhankelijk van de aard en inhoud van dossiers kunnen verschillende afspraken worden gemaakt. De verplichting om deze afspraken te maken is opgenomen in artikel 4 van de Archiefwet 1995. In uw vraag betreft het cliëntendossiers. Logisch en gebruikelijk is dat de lopende zaken betreffende cliënten overgedragen worden aan de nieuwe organisatie. U stelt een lijst op van de lopende dossiers en stelt een verklaring op dat de betreffende dossiers zijn overgedragen aan de nieuwe organisatie. Het komt voor dat in cliëntendossiers, vooral in papieren vorm, meerdere zaken zijn opgenomen, waaronder zaken die reeds afgesloten zijn. Deze afgesloten zaken behoren niet over te gaan naar de nieuwe organisatie.