Aanvullende vragen vernietingstermijnen personeelszaken

Beste Zaalberg,

Mijn collega van Personeelszaken heeft nog twee vervolgvragen.

1. Gespreksverslagen/Beoordelingsverslagen is de vernietigingstermijn 5 jaar (4.1.13) mag je hier de status nvvb aan toevoegen? Personeelszaken wil dit graag omdat je soms de verslagen langer wilt kunnen raadplegen.
2. Ambtseed is de vernietigingstermijn 10 jaar (17.1). Personeelszaken wil deze graag de hele diensttijd bewaren mag dat?( Er staat in de selectielijst de bestaans- of geldigheidsduur van het procesobject.)

Antwoord:

De bewaartermijn voor functionerings- en beoordelingsgesprekken is bewust verlaagd van 10 jaar naar 5 jaar met het oog op de AVG. Er waren zelfs juristen die hebben gepleit voor een bewaartermijn van 2 jaar vanwege de (mogelijke) aanwezige persoonsgegevens. Langer bewaren wordt niet geadviseerd. P&O verwijst misschien naar aspecten die voortkomen die voortkomen uit zo’n gesprek. Dat kunt u zien als een aparte zaak, want dat wordt buiten het gesprek geregeld en daarmee krijgt het zijn eigen bewaartermijn.

De ambtseed geldt voor de gehele duur van de arbeidsovereenkomst en mag dus net zolang als de arbeidsovereenkomst bewaard worden.