Aanvragenformulieren reisdocumenten
Beste Zaalberg,
Wij hebben binnen de gemeente Olst-Wijhe een discussie over het bewaren van reisdocumenten. Als ik het goed begrijp worden deze op grond van artikel 72 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 bewaard in de reisdocumentenadministratie. (RAAS). De bewaartermijnen van 11 en 16 worden op die documenten toegepast. Ons zaaksysteem is geïntegreerd met i-burgerzaken. Van elke aanvraag wordt dus ook een zaak aangemaakt in ons zaaksysteem en wordt dezelfde bewaartermijn aangehouden. Mijn vragen zijn: Waarom bewaren we deze documenten dan ook zolang in ons zaaksysteem en wat doen we met de analoge aanvraagformulieren.
Antwoord:
In 2016 heeft de VNG uw vraag voorgelegd aan de Rijksdienst Identiteitsgegevens. Volgens hun is de gemeente eigenaar van de gegevens uit de reisdocumentenadministratie (RAAS). Deze applicatie maakt ook gebruik van automatische vernietiging waarbij de gemeente elke paar dagen een overzicht van alle gegevens die worden vernietigd uit RAAS.
Artikel 72 van de Paspoortuitvoeringsregeling Nederland 2001 houdt in dat alle aanvragen worden verwerkt in RAAS. Burgerzaken ziet er toe dat die verwerking correct gebeurt. Dat betekent dat analoge aanvragen in theorie niet hoeven te worden bewaard. Deze worden opgenomen in RAAS en de Paspoortenuitvoeringsregeling wijst RAAS aan als archiveringslocatie.
Echter, er treedt een probleem op bij documenten die niet in RAAS kunnen worden gearchiveerd. Dat betreft dan met name vermissingsverklaringen en toestemmingsverklaringen voor minderjarigen. Deze moeten ook conform de bewaartermijnen van de paspoortenuitvoeringsregeling artikel 72 worden bewaard. Daar zal u dus een voorziening voor moeten hebben.
Bovendien worden er door de VNG vraagtekens gezet bij de vervanging van brondocumenten door een digitaal dat in Raas wordt bewaard. Er is dan namelijk geen manier meer om achteraf te controleren of de registratie correct heeft plaats gevonden.
Zie hiervoor ook de discussies op het Breednetwerk:
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vervangingsbesluit-burgerlijke-stand
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/vervanging-van-o-a-brondocumenten
De VNG vraagt dus voorzichtigheid met vernietigen van de analoge exemplaren, al is dat wel toegestaan. Technisch gesproken bent u alleen verplicht de documenten te bewaren die niet in RAAS worden opgenomen.
Het scannen van de analoge exemplaren naar een zaaksysteem is dus een mogelijkheid. Het scannen naar een zaaksysteem is overigens ook een vervanging. U dient dit wel op te nemen in uw handboek vervanging. Dat geldt ook overigens voor het feit dat aanvragen worden afgehandeld in RAAS.