Verantwoordelijkheid archief bij uitbesteding taken gemeente
Beste Zaalberg,
Onze gemeente staat op het punt om taken waar wij bevoegd gezag voor zijn uit te besteden aan een stichting. Op dit moment wordt een overeenkomst opgesteld, maar daar in willen we ook vastleggen wie verantwoordelijk is voor de archivering. Onze vraag is, kun je überhaupt de verantwoordelijkheid voor archivering bij een stichting leggen als wij bevoegd gezag zijn? We willen als gemeente natuurlijk na opzegging van het contract ook alle informatie weer tot onze beschikking hebben, voor zowel lopende zaken als voor afgesloten zaken. Of kun je die verantwoordelijkheid voor archivering niet bij een stichting leggen en betekent dit dan dat de stichting alle archiefbescheiden naar ons als gemeente moeten opsturen en wij ze alsnog archiveren?
Wat is praktisch, en wat is in overeenstemming met de wet?
Kunt u vanuit uw ervaring iets zeggen over hoe andere gemeenten hiermee omgaan?
Antwoord:
Voor het antwoord op uw vraag kunnen we verwijzen naar de Notitie verbonden partijen (https://vng.nl/sites/default/files/20170724-lopai-brain-handreiking-archivering-verbonden-partijen.pdf).
Belangrijk is, zoals u aangeeft, dat u hierover afspraken maakt.
“2.2 Privaatrechtelijke rechtsvormen
In deze paragraaf belichten wij privaatrechtelijke rechtsvormen. Ook hier geldt dat slechts wanneer er een financieel belang en een bestuurlijk belang is van de deelnemende overheidsorganisatie er sprake is van een samenwerkingsverband. In andere gevallen kan de overheidsorganisatie ‘afspraken’ met de privaatrechtelijke organisatie maken over bijvoorbeeld de uitvoering van een bepaalde overheidstaak.
Dergelijke afspraken kunnen worden neergelegd in een contract, een convenant, een dienstverleningsovereenkomst en dergelijke. Het informatie- en archiefbeheer moet daarbij de nodige aandacht krijgen, zodat de deelnemende overheid haar bedrijfsvoering op orde heeft en zich kan verantwoorden tegenover de recht- en bewijszoekende burger.”
(…)
“3.3 Archiefzorg en –beheer in private samenwerkingsverbanden
Als een overheidsorganisatie (provincie, gemeente, waterschap) taken/bevoegdheden belegt in een private samenwerkingsvorm, geldt dat de bepalingen van de Archiefwet 1995 van toepassing zijn op die archiefbescheiden, die worden gevormd bij de uitvoering van overheidstaken.
Wat geregeld moet worden is dat het beheer van de bij die taakuitvoering ontstane archiefbescheiden plaatsvindt overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet 1995. Dit betekent onder meer dat de archiefruimte waar de stukken worden bewaard moet voldoen aan de eisen van de Archiefregeling en de archieven die behoren tot de deelnemende overheidsorganisatie worden beheerd conform de bepalingen van het besluit informatiebeheer van deze overheidsorganisatie en op termijn worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van die overheidsorganisatie, dan wel vernietigd worden op basis van de voor die overheid geldende selectielijst.
De afspraken op het gebied van informatie- en archiefbeheer kunnen in de vorm van een archiefparagraaf worden opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst of door middel van mandatering van bevoegdheden. De afspraken gaan zowel over analoge als digitale archiefbescheiden. De overheidsorganisatie die een samenwerking aangaat met een private partij, bijvoorbeeld in de vorm van een contract of dienstverleningsovereenkomst, moet afspraken maken over:
• Het informatie- en archiefbeheer;
• Het beheer van het deel ‘overheidsarchief’ door de deelnemende overheidsorganisatie, zoals selectie en vernietiging; • De uiteindelijke overbrenging van het deel ‘overheidsarchief’ naar de archiefbewaarplaats van de deelnemende overheidsorganisatie; • De financiële aspecten verbonden aan het informatie- en archiefbeheer; • De wijze van uitoefening van het archieftoezicht (door de archivaris van de deelnemende overheidsorganisatie, indien deze is benoemd).”