Bewaartermijn in het proces ontstane documenten
Vraag
Uw gemeente is voornemens om de gedigitaliseerde serie verleende bouwvergunningen op termijn over te dragen aan een e-depot en het daarbij mogelijk te maken dat deze dossiers rechtstreeks raadpleegbaar worden via de site van dat e-depot. Hierbij zal de privacy-wetgeving in acht worden genomen.
Een dossier van een verleende bouwvergunning bevat in uw ogen de beschikking, de gewaarmerkte bijlage(n) en de melding “bouw gereed”.
U vraagt hoe lang andere documenten die in het proces ontstaan, zoals ontwerptekeningen, de niet publiceerbare aanvraag, interne memo’s etc. bewaard blijven?
Antwoord
Op basis van de huidige, procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat.
In een zaak die als ‘blijvend te bewaren’ is gewaardeerd, kan desgewenst een onderscheid gemaakt worden tussen de archiefbescheiden die tijdelijk en blijvend bewaard moeten worden. De archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn voor reconstructie van de zaak mogen worden ‘opgeschoond’. Verplicht is het opschonen niet. In de selectielijst zijn geen documenten opgenomen die onder deze opschoontermijn zouden kunnen vallen.
In uw vraag geeft u een voorbeeld van een zaakdossier dat u zou willen opschonen en u vraagt naar de bijbehorende bewaartermijn van documenten.
U kunt voor deze documenten een eigen bewaartermijn opstellen, rekening houdend met belangen van o.a. bedrijfsvoering, privacy, bewijs en verantwoording. Ook kunt u de bewaartermijnen baseren op termijnen van de voorgaande selectielijst(en). Op grond hiervan kunt u een bewaartermijn van 20 jaar hanteren voor diverse bescheiden.
Wij adviseren u vooraf te overleggen met uw archivaris. Ook over de blijvend te bewaren documenten. In uw vraag noemt u de beschikking, gewaarmerkte bijlagen en de gereedmelding. In de praktijk zien we dat o.a. constructieberekeningen en -tekeningen en bodemonderzoeken bewaard worden.