Eerste workshop Open op Orde voor SSO’s brengt deelnemers in korte tijd op vlieghoogte
Een van de conclusies van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag was dat er dringend prioriteit moet worden gegeven aan het op orde brengen van de informatiehuishouding van de rijksoverheid. Uit het onderzoek van de ondervragingscommissie kwam naar voren dat de informatievoorziening ontijdig, onvolledig en onjuist was en dat er grote verschillen zijn tussen de verschillende ministeries wanneer het gaat om het vastleggen en archiveren van informatie. In april werd als antwoord hierop het generieke actieplan Open op Orde gepresenteerd, waarin vier actielijnen worden uitgezet waarlangs de verschillende organisaties binnen de rijksoverheid hun informatiehuishouding op orde moeten brengen. Deze actielijnen moeten vervolgens vertaald worden in plannen per organisatie binnen de Rijksoverheid. Om de medewerkers van de SSO’s voor te bereiden op hun bijdrage binnen het grote project Open op Orde werd een workshop georganiseerd.
De workshop Open op Orde is een intensieve (online) workshop waarin in hoog tempo veel kennis de revue passeert. Iedere deelnemer krijgt daarbij toegang tot de digitale leeromgeving op de VHIC Faculty Campus waar aanvullende informatie te vinden is waarmee de kennis over de behandelde onderwerpen verder kan worden verdiept. De bibliotheek op de leeromgeving is zo ingericht dat deelnemers wanneer ze met een bepaald onderwerp in de praktijk aan de slag moeten, snel de basisinformatie terug kunnen vinden. Daarnaast kunnen de deelnemers via het forum met elkaar in gesprek over de zaken waar zij in de praktijk tegen aan lopen zodat zij elkaar verder kunnen helpen; een mentor kan daarbij aanwijzingen geven om de deelnemer verder te helpen. Op die manier kan iedere adviseur zich optimaal voorbereiden voor de grote veranderopgave waar zij of hij vanuit de eigen kennis en expertise een bijdrage aan kan leveren.
Doel van de workshop is om de adviseurs van de SSO’s klaar te stomen zodat zij vanuit hun kennis en expertise een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan het opstellen en op een later tijdstip implementeren van de actieplannen van de verschillende rijksorganisaties om hun informatie op orde te gaan brengen. In de eerste bijdrage aan de dag door Heleen Mosselman, directeur openbaar bestuur van i-interim Rijk stond dan ook specifiek de rol die de interim adviseurs kunnen spelen in deze belangrijke veranderopgave centraal. Daarna nam Jacqueline Rutjens, directeur RDDI het woord om de deelnemers nogmaals op het hart te drukken hoe belangrijk het is om nu te zorgen dat ze zich voorbereiden op de belangrijke taak, neergelegd in het rapport Open op Orde. Zij spoorde iedereen aan om na afloop de test te doen waarmee de deelnemers het certificaat Open op Orde kunnen behalen als bewijs dat zij hun kennisniveau op het juiste niveau hebben gebracht.
Centraal tijdens de workshop stonden de kennisbytes gepresenteerd door Ad van Heijst, senior adviseur en docent bij de VHIC Faculty. Aan de hand van zes kennisbytes nam Ad de deelnemers mee langs de vier actielijnen van Open op Orde. Daarbij was tevens veel aandacht voor wet- en regelgeving en normenkaders die zijn gericht op het organiseren van de informatiehuishouding evenals handreikingen of andersoortige projecten/campagnes die al zijn opgezet en die ter inspiratie kunnen dienen om bepaalde projecten vorm te geven.
Na de lunchpauze werden twee praktijkvoorbeelden gepresenteerd door Alard Litjens (OCW) en Paulien van der Hoeven (BZK). In een vraaggesprek met Jacqueline Rutjens (directeur RDDI) gaven beide sprekers de deelnemers concrete tips, do’s en don’ts uit de praktijk.
Vervolgens kwamen de actieplannen aan de orde. Er ligt een behoorlijke tijdsdruk op het inleveren van de actieplannen: geen plan, dan ook geen financiële bijdrage. Eric Peters, projectleider bij Open op Orde gaf de deelnemers uitleg over hoe het model-actieplan moet worden ingevuld. . Alle plannen moeten op 1 juli 2021 ingeleverd zijn met een concrete onderbouwing van de benodigde budgetten om de plannen te realiseren. Vervolgens zal op basis van de plannen het budget van 780 miljoen voor de periode 2021-2026 worden verdeeld.
Daarna was er nog ruimte voor een stukje inhoud: een turbocursus gegeven door Erik Saaman van het Nationaal Archief over Duurzame Toegankelijkheid. Wat is duurzame toegankelijk eigenlijk, waarom is het van belang en hoe zorgen we er gezamenlijk voor dat we duurzame toegankelijkheid kunnen realiseren. Duurzaamheid staat voorop in de strategie van het Nationaal Archief; deze duurzaamheid zich in vele systemen kan manifesteren.
De dag werd luchtig afgesloten aan de hand van stellingen waarbij de deelnemers via Mentimeter hun standpunten konden delen en een korte ronde testvragen van de tijdens de dag behandelde stof.
De reacties op workshop waren positief en verschillende deelnemers hebben inmiddels met goed gevolg de Open op Orde test afgelegd (met een gemiddeld resultaat van een 8).