Klantcase: Digitaal informatiebeheer bij de Universiteit van Amsterdam

De Universiteit van Amsterdam (UvA) is eind 2013 gestart met een programma om meer werkprocessen digitaal te maken en zodoende de dienstverlening naar studenten, medewerkers en externe partners te verbeteren en meer grip te krijgen op digitaal informatiebeheer.

Al vroeg in het traject ontstond het idee dat de principes van zaakgericht werken zoals toegepast in het gemeentelijk domein ook voor de UvA toepasbaar zouden kunnen zijn. Om dit te toetsen werd het al aanwezige Model-DSP voor het Onderwijs nader bekeken en is met hulp van VHIC een pilot study uitgevoerd. In deze pilot study is voor tien representatieve processen (o.a. Hoogleraar benoeming, Bijzondere studentenvoorzieningen, Promoties, …) onderzocht of de zaakgerichte methode voor de UvA toepasbaar zou zijn en of de zaaktypes uit het Model-DSP hiervoor de juiste basis zouden kunnen bieden.

Na een succesvolle proof of concept besloot de UvA zaakgericht werken breed in te gaan zetten en werd via een aanbestedingsprocedure een zaaksysteem aangeschaft. Omdat zaakgericht werken een geheel nieuw speelveld was voor de UvA werd besloten om zaakgericht werken niet via een Big Bang Implementatie te introduceren maar om na de technische implementatie van het systeem te starten met de configuratie van twee complexe processen. Arvid Janssen programmamanager digitaal werken bij de UvA: “De configuratie van de processen Immigration en Housing was een eerste proeve van bekwaamheid voor het project. Toen dit goed werd doorlopen hadden we het gevoel dat het kansrijk was. De consultants van VHIC konden goed meeluisteren naar de behoefte en hier goed op inspelen”.

Toen de kop eraf was werd verder gegaan met andere processen waaronder bestuurlijke besluitvorming. “Op dat moment ontdekten we wat een rijkdom het is om met verschillende consultants van VHIC te werken. Ze hebben allemaal een eigen stijl en een eigen oplossingsrichting en dat helpt de UvA om te komen tot nieuwe bouwblokken die weer in volgende processen kunnen worden meegenomen”.

Op dat moment ontdekten we wat een rijkdom het is om met verschillende consultants van VHIC te werken.

Het doel van de UvA is hierbij steeds “het zo goed mogelijk opleveren van processen richting de eindgebruiker en in het configuratiespoor functioneel beheer mee te nemen zodat we uiteindelijk als organisatie zelf het systeem kunnen beheren en doorontwikkelen. VHIC en haar consultants spelen daarom ook een belangrijke rol in het opleiden en bekwaam maken van functioneel beheerders bij de UvA om dit doel te bereiken.”

Terugkijkend op het project tot nu toe geeft Arvid aan: “Ik heb ervaren dat VHIC meegroeit met ons als klant. Anderzijds stimuleert VHIC ons dat ook te doen. De wisselwerking daartussen is heel goed. Dit vormt een meerwaarde in de samenwerking. Ik zie VHIC meer als een partner dan een leverancier die je strak moet managen.”.