Klantcase: Quickscan informatiebeheer bij Natuurmonumenten
Natuurmonumenten is bij uitstek een organisatie die grote belangen heeft bij een goed ingericht informatiebeheer. De organisatie is afhankelijk van leden en hun donaties en daarbij is goede verslaglegging en een goed werkend organisatiegeheugen essentieel. Dit zijn immers de pijlers van goed en verantwoord bestuur, aangeduid met de term governance.
Natuurmonumenten wil naar een situatie waarin alle informatie vanaf elk device, vanaf elke plek, zowel online als offline beschikbaar is mits medewerkers toegang hebben. Informatie moet deelbaar worden over alle vestigingen. Om hier te komen is een andere inrichting van het informatiebeheer vereist. Een omgeving waarin medewerkers kunnen samenwerken en informatie kunnen opvragen en opslaan. En dit op een zo eenvoudig mogelijke manier die aansluit bij hun dagelijkse werk en geen extra inspanning kost.
Om in kaart te brengen hoe deze nieuwe manier van informatiebeheer kan worden bereikt heeft Natuurmonumenten VHIC gevraagd een quickscan uit te voeren. Hierin wordt gekeken naar de manier waarop de organisatie nu met informatie omgaat en waar de organisatie in de toekomst naartoe wil. Uiteindelijke doel van de quickscan is te komen tot een advies over de mogelijke ontwikkeling van informatie- en archiefbeheer binnen Natuurmonumenten. Uitgangspunt hierbij was dat de oplossing moest aansluiten bij de belevingswereld van alle medewerkers en dat er zoveel mogelijk gebruik gemaakt zou worden van bestaande software.
Wanne de Bie, (Teamleider kennis en informatie Natuurmonumenten) “VHIC heeft ons vooral qua denken op een bepaald spoor gezet. Ook al is Natuurmonumenten niet archiefplichtig, als goed doel wil en moet je wel verantwoording kunnen afleggen en moet je dus de boel goed op orde hebben. Dit wilden we liever niet oplossen door nog een nieuw informatiesysteem te introduceren. We hebben al zoveel systemen waar iedereen verplicht mee moet werken. En dit is goed begrepen door de consultants van VHIC. Het was heel prettig dat er goed geluisterd werd. Hierdoor wisten zij precies met welke punten wij worstelden.” Daarnaast was het heel fijn dat “VHIC echt de werkvloer is opgegaan om zoveel mogelijk dwarsdoorsnedes van de organisatie te spreken. Zo is er een realistisch beeld ontstaan van de huidige situatie: iedereen doet informatiebeheer echt op zijn eigen manier.”
De bevindingen van de quickscan zijn gepresenteerd in het adviesrapport ‘Het geheugen onthouden’. Uitgangspunt in dit rapport is het belang van zorgvuldig en consequent informatiebeheer als basis voor de governance van de organisatie. Daarnaast heeft de organisatie aanbevelingen ontvangen hoe ze kunnen komen naar toekomstbestendig informatiebeheer inclusief een kort plan van aanpak. “Voor het groepje dat het onderzoek heeft begeleid lagen de uitkomsten van het rapport redelijk in lijn met het beeld dat wij zelf van de organisatie hadden. Dat dit nu samengebracht en met een professionele blik geschreven is helpt ons heel erg. Ook bracht de quickscan aan het licht dat er in de organisatie veel meer initiatieven gaande zijn om zaken te ordenen dan bekend was.”
De quickscan geeft inzicht in welke stappen in de toekomst kunnen worden genomen om te komen tot duurzaam digitaal informatiebeheer. “Met het rapport ligt er een basis voor de toekomst waar we als organisatie mee verder kunnen. We gaan een documentair structuurplan maken, zodat duidelijk wordt welke informatie waar wordt opgeslagen. Verspreid over de organisatie hebben we prima richtlijnen. Door deze samen te brengen en tot een eenduidig beleid te maken, weten medewerkers straks waar en hoe ze informatie moeten opslaan en hoe lang zaken bewaard moeten blijven.” Om de daad- en denkkracht van de organisatie op dit onderwerp aan te spreken zal een heisessie worden georganiseerd. Tijdens deze sessie hopen we tot eenduidige afspraken te komen. “De investering in deze sessie verwachten we snel terug te verdienen, doordat informatie beter toegankelijk wordt en sneller kan worden teruggevonden. Als je dit consequent doet zal je op termijn opslagcapaciteit -en dus kosten- gaan besparen. We zouden ook nog een actie willen doen om alle oude bestanden op te schonen, maar dat is voor nu nog een stap te ver. Je moet ergens een begin maken en deze quickscan is een prima startpunt om naar de toekomst toe te werken. Dit traject met VHIC heeft ons vooral opgeleverd dat we nu bewust kunnen gaan kiezen hoe we dit gaan doen.”