Grip op informatiebeheer bij Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

Wat was het probleem?

In 2019 zijn binnen VRMWB naar aanleiding van een prestatiemeting/audit adviezen uitgebracht over de huidige staat informatiebeheer.

Het advies was om strategisch en operationeel overzicht te verbeteren. Praktisch gezien was er de noodzaak om diverse opbrengsten te genereren, waaronder

1. een uitvoeringsverslag (strategisch overzicht) met betrekking tot toekomstig gegevensbeheer,
2. het verstrekken van advies over en presenteren van een vervangingsresolutie en vervangingshandleiding,
3. en tot slot een overzicht van de inhoud van de archiefkamers op de ABOVD-locaties.

Deze opbrengsten werden geïnitieerd door de aanbevelingen die voortkwamen uit de prestatiemeting-audit.

Wat was de opdracht?

VHIC kreeg het verzoek om deze opbrengsten te genereren. Concreet gezegd hield dit in:

1. het raadgevende verslag, met daarin een evaluatie van de bestaande situatie en de gespecificeerde stappen om een volledig correcte, georganiseerde en toegankelijke staat van informatiebeheer te bereiken (dit gebaseerd op verschillende beleidsdocumenten en gesprekken met personeel),
2. op basis van deze ontdekkingen, een aanbeveling betreffende de overgang van analoge documenten naar digitale documenten en het opleveren van een passend besluit inzake vervanging, een vervangingsproces en een Handboek Vervanging dat geschikt is voor de organisatie.
3. het initiële selecteren, fysiek zorgen voor en inventariseren van de inhoud van de diverse archiefruimtes op de VRMWB-locaties.

Uitvoering

Het opstellingsverslag is voltooid door Ewoud Bongers en Ad van Heijst. Het oorspronkelijke plan was dat Peter Leechburch Auwers het advies over vervanging en de vervangingsdocumenten zou afronden. Marion Kouwenberg zou oorspronkelijk de inventarisatie uitvoeren. Echter, door planningskwesties en beschikbaarheid ben ik betrokken geraakt bij het project om Peter’s initiële inspanningen te voltooien en de taken van Marion volledig op me te nemen.

In relatie tot punt 3 heeft VHIC voorgesteld om, als oplossing, de archieven op hoofdlijnen door te nemen in plaats van een gedetailleerde selectie van archiefstukken te maken, waarbij er een globale onderscheiding wordt gemaakt tussen behouden en vernietigen. Dit vanwege de tijdsdruk van de offerte. Vanwege COVID-19 zijn de archiefwerkzaamheden ook later gestart dan oorspronkelijk gepland.

Wat waren de werkzaamheden?

Mijn verantwoordelijkheden vingen aan met het afronden van de opdracht van Peter, namelijk het voltooien van het Handboek Vervanging.

Aangezien werken op locatie vanwege COVID-19 nog niet mogelijk was, maar de VRMWB wel andere vraagstukken had betreffende informatiebeheer (zoals het opzetten van een kwaliteitsborgingssysteem en metadata), kon ik digitaal al een aanvang maken met het bedenken en verstrekken van advies.

Nadat de gelegenheid zich voordeed om weer op locatie te werken en de archiefwerkzaamheden aan te vangen, kregen die voorrang. De grootste ruimte, de archiefruimte in Tilburg, werd als eerste aangepakt in termen van opruiming.

Binnen de VRMWB balanceer ik dus tussen de rollen van adviseur en archiefmedewerker. Gedurende mijn taken heb ik uitgebreid overlegd met Ad en heb ik eveneens bijstand ontvangen van Mies Franken en later (nog steeds) van Emma Berensen.

Wat was het resultaat?

Het resultaat van de oorspronkelijke overeenkomst en de verzochte opbrengsten is een partnerschap dat inmiddels al meer dan 3 jaar voortduurt. Niet alleen heeft VHIC voldaan aan het opleveren van de beoogde opbrengsten, maar de synergie tussen mij en een medewerker binnen VRMWB bleek zo naadloos te verlopen dat ze mij ook graag betrokken hebben bij andere facetten binnen het domein van informatiebeheer. Hierdoor zijn er tevens diverse andere opbrengsten gerealiseerd.

We hebben verscheidene handleidingen opgesteld (Handleiding Informatiebeheer, Handleiding Hotspotmonitor, Calamiteitenplan voor het Archief), zijn bezig met het configureren van SharePoint om digitale documenten te beheren in overeenstemming met de geldende archiefwetgeving, hebben al meerdere vernietigingscycli uitgevoerd en archiefmateriaal klaargemaakt (fysiek onderhouden) voor overdracht naar het Regionaal Archief Tilburg (niet enkel op de locatie in Tilburg, maar ook op andere locaties) en hebben een nieuwe KPI-audit ondergaan.

Naar mijn mening verloopt het partnerschap tussen de VRMWB, de gemeentearchivaris en het Regionaal Archief Tilburg eveneens uiterst positief. Er is heldere communicatie en er wordt regelmatig overlegd.