Cursus – Microsoft 365 (Teams en SharePoint) slim en efficiënt inzetten

Microsoft 365 als basis voor makkelijk, compliant en geordend samenwerken

Iedereen die op kantoor werkt, kent Microsoftproducten als Outlook, Word, PowerPoint en Excel. Ze zijn het basisgereedschap van de digitale kantoormedewerker. Tot die uitrusting hoort ook al jaren SharePoint, de app van Microsoft waarin je al je documenten opslaat, deelt en archiveert.

De afgelopen jaren is ook Microsoft Teams onmisbaar geworden als uitvalsbasis voor iedereen die thuis wil werken of liever: zelf wil kiezen waar te werken. Maar Microsoft 365 (‘de Microsoft cloud’) biedt nog veel meer apps en handigheidjes die het communiceren, samenwerken, processen ondersteunen en nuttig gebruiken van informatie enorm kunnen verbeteren. Dat verbeteren gaat niet vanzelf. En als men niet nadenkt over hoe je je digitale samenwerkomgeving van Microsoft ordent, stuurt, inricht, gebruikt, doorontwikkelt en continu adopteert, dan zit de organisatie binnen de kortste keren met de gebakken peren: weer een omgeving vol onduidelijke, ongeordende informatie zonder context.

Deze cursus geeft handreikingen voor het inrichten van Microsoft 365 als geordende digitale werkomgeving, waarin:

  • medewerkers gemakkelijk en gestructureerd kunnen samenwerken;
  • informatie duurzaam en terugvindbaar kan worden opgeslagen;
  • het medewerkers niet te moeilijk wordt gemaakt;
  • je compliant aan de slag kunt.

Resultaat

Na het succesvol volgen van deze cursus:

  • Heb je een helder beeld van de hele M365-omgeving.
  • Weet je wat nodig is om van de invoering van M365 (alsnog) een succes te maken.
  • Kun je een plan maken voor en meedenken over invoering en/of verbetering van het gebruik van de M365-omgeving met oog op informatiebeheer, privacy en security.
  • Weet je je rol te spelen als je verantwoordelijk bent voor bepaalde inhoudelijke aspecten van verantwoord en compliant werken in de organisatie.

Voor wie?

Deze cursus is bedoeld voor:

  • Informatie-adviseurs.
  • Medewerkers DIV.
  • Secretarieel ondersteuners.
  • Functioneel en technisch beheerders.

Programma

De cursus bestaat uit twee dagen. Hierin komen de volgende onderwerpen aan de orde:

Dag 1: 7 juni 2024: Digitaal samenwerken in Microsoft 365

  1. Inleiding organisatiebreed digitaal samenwerken
  2. Microsoft 365 – het landschap
  3. Teams en SharePoint: de knoppen
  4. Teams en SharePoint: de opbouw en de hiërarchie
  5. Metadata en mappen en labels
  6. Beheeromgeving Teams, SharePoint (en Microsoft 365)
  7. Huiswerkopdracht: welke beelden heb je bij ‘ het beheren van een M 365-omgeving’?

Dag 2:  14 juni 2024: Continue adoptie

  1. Functioneel ontwerp – Inrichting en gebruik: templates, werkvormen, ordening, metadata, samenwerking, archivering.
  2. Hoe richten we in: de belangen van de gebruiker en de belangen van de organisatie (archiveren, informatieveiligheid, privacy, open overheid).
  3. Archiveren in Microsoft 365 – werken met labels
  4. Verdieping archiveren – zaaktypen, dossiersoorten, bewaartermijnen.
  5. Demo van de praktijk in een 250.00 plus gemeente – werken met een template en dossiersoorten
  6. Governance en spelregels – rolverdeling & rechten, wat mag & wat mag niet, wat is de werkwijze, welke ruimte bieden we, iedereen maakt zijn eigen werkafspraken.
  7. De gebruiker- wat heeft die nodig?
  8. Kwaliteitssysteem en beheer -rollen & verantwoordelijkheden, wat normeren, welke normen hanteren, wat geautomatiseerd rapporteren en wat onderzoeken, hoe kwaliteitsverbetering realiseren… en de rol van DIV!
  9. Invoering en (continue) adoptie
  10. Tips en trucs

Maatwerk

Het is ook mogelijk om de cursus intern in jouw organisatie te laten verzorgen. In dat geval wordt het precieze programma in overleg samengesteld. Op verzoek kan dag 2 dan ook een meer functioneel-technisch karakter krijgen. Informeer vrijblijvend naar de mogelijkheden en kosten.

Ervaringen

Hieronder vindt u een overzicht van de meest recente opleidingservaringen van verschillende cursussen en leergangen binnen de VHIC Faculty:

7

Gevolgd traject: Beheren van verwerkingsregisters onder de AVG en Wpg in de i-Navigator
Ervaring: Leerzame training

Sissi jaeqx uit Brunssum

Totaal oordeel: 7
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 7
Praktische toepasbaarheid lesstof: 6
Deskundigheid trainer(s): 7
Faciliteiten: 7
Communicatie: 7

7

Gevolgd traject: Gebruikerstraining i-Navigator
Ervaring: Goed voor up to date houden kennis

Frandy uit brunssum

Totaal oordeel: 7
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 6
Praktische toepasbaarheid lesstof: 6
Deskundigheid trainer(s): 8
Communicatie: 7

10

Gevolgd traject: Basiscursus informatiebeheer
Ervaring: Leerzaam, duidelijk en een heldere cursus. Uitstekend!!

Ali Tasar uit Pijnacker

Totaal oordeel: 10
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 10
Praktische toepasbaarheid lesstof: 8
Deskundigheid trainer(s): 9
Faciliteiten: 9
Communicatie: 9

10

Gevolgd traject: Basiscursus informatiebeheer
Ervaring: Geweldig inzicht informatiebeheer gekregen in 3 lesdagen. Top :-)

Pieter uit Tilburg

Totaal oordeel: 10
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 10
Praktische toepasbaarheid lesstof: 10
Deskundigheid trainer(s): 10
Faciliteiten: 10
Communicatie: 10

8

Gevolgd traject: Beheren van verwerkingsregisters onder de AVG en Wpg in de i-Navigator
Ervaring: Leerzame dag

Idse uit Boonstra

Totaal oordeel: 8
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 8
Praktische toepasbaarheid lesstof: 8
Deskundigheid trainer(s): 9

Laad meer ervaringen

10

Gevolgd traject: Gebruikerstraining i-Navigator
Ervaring: Leerzame interactieve training

Emma uit Velsen

Totaal oordeel: 10
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 8
Praktische toepasbaarheid lesstof: 10
Deskundigheid trainer(s): 10
Communicatie: 10

8

Gevolgd traject: Selectie en waardering van archieven
Ervaring: -

Sandra uit Urk

Totaal oordeel: 8
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 8
Praktische toepasbaarheid lesstof: 8
Deskundigheid trainer(s): 7
Faciliteiten: 8
Communicatie: 8

8

Gevolgd traject: Basiscursus informatiebeheer
Ervaring: Leerzame basiscursus

Petra uit Utrecht

Totaal oordeel: 8
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 8
Praktische toepasbaarheid lesstof: 6
Deskundigheid trainer(s): 10
Faciliteiten: 10
Communicatie: 10

6

Gevolgd traject: Basiscursus informatiebeheer
Ervaring: Weinig interactie

Françoise uit Purmerend

Totaal oordeel: 6
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 6
Praktische toepasbaarheid lesstof: 7
Deskundigheid trainer(s): 9
Faciliteiten: 10
Communicatie: 10

5

Gevolgd traject: Basiscursus informatiebeheer
Ervaring: Had er meer van verwacht.

Marlo uit Lansingerland

Totaal oordeel: 5
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 5
Praktische toepasbaarheid lesstof: 5
Deskundigheid trainer(s): 8
Faciliteiten: 5
Communicatie: 8

5

Ervaring: De docenten hebben zeer veel kennis in huis, maar de opbouw van de cursus bevorderde mijn leerproces niet. In de lessenreeks zat geen lijn en geen structuur. Er was soms zelfs sprake van overlap. Hebben de docenten van de voren niet afgestemd wat zij zouden gaan bespreken? De individuele lessen kende ook niet altijd een logische opbouw. De docenten waren over het algemeen veel aan het zenden. Ik had meer geleerd wanneer wij de geleerde kennis hadden mogen toepassen op een casus en wanneer er meer werd gevarieerd in werkvormen. Docent *** krijgt van mij een onvoldoende. Hij vertelde erg veel anekdotes, laat cursisten niet uitpraten en geeft zeer weinig theorie. Het heeft een hoog 'opa vertelt' gehalte. Zijn timemanagement was niet goed. De docent gaat het gesprek niet aan en presenteert zijn eigen mening veelal als de waarheid. Ik wil de organisatie meegeven dat zij op didactisch vlak veel te winnen hebben. Nogmaals: varieer in werkvormen, dan heb je al de helft gewonnen. Voor de algehele opbouw: 1. Terugblik vorige cursusdag. 2. Introduceren van het onderwerp en zo de voorkennis activeren. 3. Presenteer de lesdoelen/leerdoelen. 4. Geef uitleg/theorie. 5. Geef een opdracht of oefening. 6. Controleer of de leerdoelen zijn behaald. 7. Blik vooruit op de volgende cursusdag.

Inge uit Hoorn

Totaal oordeel: 5
lesprogramma (actualiteit, relevantie): -
Praktische toepasbaarheid lesstof: 5
Deskundigheid trainer(s): 5
Faciliteiten: 3

8

Gevolgd traject: Basiscursus informatiebeheer
Ervaring: duidelijk verhaal

J uit Velsen

Totaal oordeel: 8
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 8
Praktische toepasbaarheid lesstof: 8
Deskundigheid trainer(s): 8
Faciliteiten: 8
Communicatie: 8

10

Gevolgd traject: Selectie en waardering van archieven
Ervaring: Goede cursus door eigen onderzoek en groepsdiscussies

Wouter uit Eindhoven

Totaal oordeel: 10
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 10
Praktische toepasbaarheid lesstof: 10
Deskundigheid trainer(s): 10
Faciliteiten: 8
Communicatie: 8

9

Gevolgd traject: Selectie en waardering van archieven
Ervaring: Heel verhelderende cursus

Karsten uit Amersfoort

Totaal oordeel: 9
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 9
Praktische toepasbaarheid lesstof: 9
Deskundigheid trainer(s): 10
Communicatie: 8

9

Gevolgd traject: Leren Preserveren
Ervaring: Gedegen cursus met leerzame en leuke opdrachten

Voornaam uit Plaats

Totaal oordeel: 9
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 10
Praktische toepasbaarheid lesstof: 10
Deskundigheid trainer(s): 10
Faciliteiten: 10
Communicatie: 10

8

Gevolgd traject: Gebruikerstraining i-Navigator
Ervaring: Zeer prettig bij te wonen sessie door kundige trainer

Martine Leuring uit IJmuiden

Totaal oordeel: 8
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 8
Praktische toepasbaarheid lesstof: 8
Deskundigheid trainer(s): 10
Communicatie: 8

9

Gevolgd traject: Selectie en waardering van archieven
Ervaring: Leerzaam en praktisch toepasbaar

Danny Adams uit Utrecht

Totaal oordeel: 9
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 8
Praktische toepasbaarheid lesstof: 9
Deskundigheid trainer(s): 10
Communicatie: 10

9

Ervaring: Verhelderend

Lester uit Amersfoort

Totaal oordeel: 9
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 10
Praktische toepasbaarheid lesstof: 10
Deskundigheid trainer(s): 10
Communicatie: 10

9

Gevolgd traject: Functioneel beheer en informatieveiligheid
Ervaring: Prima uitgelegd allemaal

Anja Otto uit velsen-noord

Totaal oordeel: 9
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 10
Praktische toepasbaarheid lesstof: 9
Deskundigheid trainer(s): 10
Communicatie: 8

10

Gevolgd traject: Kwaliteitszorg en risicomanagement
Ervaring: Leerzaam en leuk

jenny uit oudenbosch

Totaal oordeel: 10
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 10
Praktische toepasbaarheid lesstof: 10
Deskundigheid trainer(s): 10
Faciliteiten: 10
Communicatie: 10

8

Gevolgd traject: Kwaliteitszorg en risicomanagement
Ervaring: Interessante cursus

Rutger van Riezen uit Hoogeveen

Totaal oordeel: 8
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 10
Praktische toepasbaarheid lesstof: 6
Deskundigheid trainer(s): 9
Faciliteiten: 10
Communicatie: 10

8

Gevolgd traject: Kwaliteitszorg en risicomanagement
Ervaring: Inhoudelijk zeer interessant als start naar kwaliteitsmanagement!

Bernadette Kramer uit Drenthe

Totaal oordeel: 8
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 8
Praktische toepasbaarheid lesstof: 8
Deskundigheid trainer(s): 10
Faciliteiten: 8
Communicatie: 10

8

Gevolgd traject: Gebruikerstraining i-Navigator
Ervaring: Het was veel maar wel duidelijk

Gitte Kuiper uit Neede

Totaal oordeel: 8
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 10
Praktische toepasbaarheid lesstof: 10
Deskundigheid trainer(s): 10
Communicatie: 8

9

Gevolgd traject: Toepassing gemeentelijke selectielijst 2020
Ervaring: Interssant en leuke manier van deelnemen

Betsie uit Uithuizen

Totaal oordeel: 9
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 9
Praktische toepasbaarheid lesstof: 8
Deskundigheid trainer(s): 10
Faciliteiten: 8
Communicatie: 7

10

Gevolgd traject: Toepassing gemeentelijke selectielijst 2020
Ervaring: Zo veel kennis huis!

Larissa uit Amstelveen

Totaal oordeel: 10
lesprogramma (actualiteit, relevantie): 10
Praktische toepasbaarheid lesstof: 10
Deskundigheid trainer(s): 10
Faciliteiten: 10
Communicatie: 10