Zip bestanden opslaan in de e-suite van dimpact

Beste Zaalberg,

Met regelmaat ontvangen wij via de mail met daarin een link naar hidrive met daarin documenten. Die geopend moeten worden. Er is nu een geval van 60 documenten.
Div zou graag deze mail met link willen koppelen aan het zaaksysteem. Later kan deze mail geopend worden en alsnog de documenten bekijken.
Volgens functioneel beheer kan en mag dit niet en moeten alle 60 documenten één op één geregistreerd worden in het zaaksysteem. vanwege de metadata. Echter de zaak is toch het belangrijkste. Wat is wijs?

Antwoord:

De zaak is inderdaad het belangrijkste. Echter, u dient rekening te houden met de metadatatering. Als vuistregel geldt dat een bestand, document of zaak zo beschreven moet zijn dat aan de titel kan worden afgeleid waar het bestand, document of zaak over gaat.
Wat u wilt bereiken is, dat als een medewerker een zaak opent en de lijst van documenten ziet, hij/zij meteen weet welk document moet hebben als hij/zij ergens naar op zoek is. Als individuele documenten niet goed beschreven worden, vraagt u eigenlijk aan een behandelaar om zelf uit te vogelen welke informatie in welke document te vinden is en dat betekent dat die medewerker één voor één de documenten zal moeten opmaken. Dat is ontzettend tijdrovend.
Dat betekent dat u sowieso geen zip-bestanden moet opnemen. Het betekent ook dat u elke document apart moet registreren. Juist in een zaak waar 60 documenten in zitten, is het van belang dat die 60 documenten correct beschreven worden zodat er en duidelijk verschil is tussen die 60 documenten. Voor overigens wel een document geldt dat alle metadata die al wordt geregistreerd op zaakniveau, niet hoeft worden herhaald in de beschrijving van het document.
In de regel geldt voor correct zaakgericht registreren: de (div-)medewerker zal langer bezig zijn met het registreren van zaken en documenten, maar bij een correcte registratie zal de organisatie als geheel sneller klaar zijn omdat medewerkers sneller de juiste gegevens kunnen vinden.

Als u overigens zip-bestanden opslaat, maakt u uzelf nog meer afhankelijk van software. Zeker als een document 15 tot 20 jaar bewaard moet worden, kan het voorkomen dat de zip-software die nodig is om het zip-bestand te openen niet meer werkt.
U wilt documenten altijd opslaan in een bestandsformaat die goed wordt onderhouden. Dat geldt zeker niet voor zip-bestanden.

Met andere woorden: 60 documenten ontsluiten is veel, maar in de regel is het altijd aan te raden om de metadatering goed te hebben.