Zaaktype personeelsmagazine

Beste Zaalberg,

Ongeveer elk jaar komt er een nieuw personeelsblad uit binnen onze organisatie. Dit is digitaal maar kan ook fysiek opgevraagd worden. Eerder stond het onder “ontspanning voor het personeel” en wordt dit permanent bewaard. Helaas kan ik het niet terugvinden in de selectielijst onder welk zaaktype dit nu kan. Ik hoop dat u mij hiermee kan helpen.

Antwoord:

De Selectielijst voor gemeenten en (inter)gemeentelijke organen 2020 heeft geen verplichting om een personeelsblad te bewaren.

Het publiceren van een personeelsblad wordt gezien als het ‘informeren’ van personeelsleden. Dat valt in de selectielijst onder resultaat 20.1 waarvoor een bewaartermijn van 1 jaar geldt.

Als de gemeente het blad echter ziet als een ‘publicatie met historisch belang’, dan kan zij verwijzen naar 20.1.1 en het blad permanent bewaren. Een andere mogelijkheid is om het blad te zien als een uitzondering op de selectielijst en te wijzen op paragraaf 1.3 van de selectielijst (bewaren).

Een nog wat afwijkende optie is verwijzen naar de mogelijkheid om een ‘representatief’ deel van de publicaties te bewaren. U bewaart dan niet alle gemaakte bladen, maar alleen een paar zodat er een beeld wordt bewaard over hoe de organisatie omging met de medewerkers. Ook deze mogelijkheid valt onder paragraaf 1.3

In de regel gaat de selectielijst ervanuit dat informatie te vernietigen is, tenzij dat andere wordt aangegeven of tenzij een organisatie bepaalde informatie als ‘bijzonder’ beschouwd. Dat geldt dus ook voor het personeelsmagazine.