Zaaktype en bewaartermijn jaarverslagen stichting

Beste Zaalberg,

De gemeente heeft topsportbeleid vastgesteld. Ter uitvoering van dat beleid is er een stichting opgericht met als doel:
– het versterken van de topsport in de gemeente en het maximaliseren van de positieve maatschappelijke effecten van topsport voor samenleving.
– De stichting is een uitvloeisel van het gemeentelijk topsportbeleid. Zij richt haar activiteiten dan ook primair op de lokale topsport (topsportevenementen, organisaties, -accommodaties en toptalenten) zoals gedefinieerd in het genoemde beleid.
Om dat doel te bereiken wordt de stichting gesubsidieerd door de gemeente. Bij de aanvragen van de subsidie zitten ook de jaarverslagen.
Ik vroeg mij af of die jaarverslagen (en/of de subsidietoekenningen inclusief jaarverslagen) niet blijvend bewaard moeten worden en zo ja, onder welk zaaktype (beleidsevaluatie)? Hoewel wij het jaarverslag niet zelf opgesteld hebben zullen wij toch blijvend geïnteresseerd zijn in ‘onze’ Olympische en wereldkampioenen?
In de oprichtingsakte is overigens niets vermeld over archivering. Mogen (of moeten?) wij de stichting erop aanspreken dat er goed gearchiveerd wordt? Of kunnen ze volstaan met het toesturen van de jaarverslagen?

Antwoord: 

Een stichting is geen overheid. Zolang een stichting geen publiekrechtelijke taken uitvoert, is een stichting daarom niet verplicht zich aan de archiefwet te houden. Dat betekent ook dat er geen verplichting is om een selectielijst te hanteren of om een archief permanent te bewaren.

De stichting die u beschrijft voert geen publiekrechtelijke taken uit en heeft daarom geen verplichting om begrotingen, jaarverslagen of jaarrekeningen permanent te bewaren.

Vanuit de gemeente gezien zijn de aangeleverde jaarverslagen een bijlage bij de vaststelling van een subsidie. Voor dit proces geldt voor de gemeente een bewaartermijn van 7 jaar. Dat betekent dat de verslagen samen met de subsidievaststelling na 7 jaar vernietigd kunnen worden.

In verleden zijn er echter wel archivarissen geweest die gevraagd hebben om jaarverslagen van (lokale) stichtingen en verenigingen uit te zonderen van vernietiging. Dat betekende dat de gemeente verslagen uit de subsidievaststelling moesten halen en een apart archief aan moesten leggen om deze jaarverslagen te kunnen bewaren. Dit gebeurt is veel gemeenten niet meer om dat dit best wel een arbeidsintensieve handeling is.

Vanuit historisch oogpunt en ook vanuit het standpunt van het Nationaal Archief is wel van belang dat niet alleen gemeentelijke archieven worden bewaard. Daarom is er de laatste jaren steeds meer aandacht voor het acquireren van archieven van particulieren instellingen en verenigingen door overheden. Ik adviseer u daarom om samen de archivaris en de stichting afspraken te maken over wat wel en wat niet bewaard moet worden en wie dat bewaart. Het lijkt logisch dat er afspraken worden gemaakt dat één keer in de zoveel tijd of bij opheffing van de stichting de archieven worden overgedragen naar de gemeente of streekarchief zodat de gemeente of het streekarchief verantwoordelijk wordt voor goede bewaring van deze stukken.

Een wettelijke verplichting daarvoor bestaat er niet.