WMO
Beste Zaalberg,
Ik heb een tweetal vragen rond bewaartermijnen WMO zaken.
Bij de gemeente Olst-Wijhe worden op basis van de aanvraag en een gesprek een ondersteuningsplan gemaakt. Op basis van dit plan worden wel of geen voorzieningen verstrekt. Er vindt dus altijd een inhoudelijke toets plaats en afspraken gemaakt die opgenomen worden in het plan. Wij hebben deze plannen op basis van 3.1.5. plan van aanpak WMO cliënt beoordeeld. Ook de plannen waar geen gemeentelijke voorziening(en) zijn verstrekt worden nu 15 jaar bewaard. Mijn vraag is klopt onze redenatie of moeten de plannen op basis waar geen gemeentelijke voorziening(en) verstrekt wordt beoordeeld worden als afgebroken.
De tweede vraag is. hoe gaan we om met zaken die afgerond zijn en dus een bewaartermijn 15 jaar hebben maar waar begunstigde op een later tijdstip overlijd. Laten we die zaken de hele bewaartermijn in het zaaksysteem zitten of passen we de bewaartermijn achteraf aan. zo ja welk resultaat kiezen we dan, 8.4.1 ?.
Antwoord:
Uw verwijzing naar resultaat 3.1.5 voor het ondersteuningsplan WMO is correct. Echter, er zit hier een klein addertje onder het gras: indien er geen verstrekkingen wordt verstrekt is er eigenlijk ook geen ondersteuningsplan. Een ondersteuningsplan beschrijft namelijk hoe een cliënt kan worden geholpen. Indien de gemeente tot de conclusie komt dat er geen gemeentelijke voorzieningen worden verstrekt, vindt er dus geen ondersteuning plaats en is er geen ondersteuningsplan.
In die gevallen dient u te verwijzen naar resultaat 3.2 (V 5 jaar) van de selectielijst en het plan te beschouwen als een ‘niet vastgesteld’ plan. Dit sluit ook beter aan bij het uitgangspunt van de AVG dat u niet onnodig persoonsgegevens (in dit geval bijzondere persoonsgegevens) bewaart.
De bewaartermijn van 15 jaar is een wettelijk voor geschreven bewaartermijn zoals ook staat aangegeven bij resultaat 3.1.5 en 8.1.1. U mag daar niet van afwijken, al lijkt dat in uw voorbeeld niet heel logisch. De Wet Maatschappelijke Ondersteuning geeft u echter geen mogelijkheid om gegevens eerder te vernietigen, anders dan op verzoek van een betrokkene. De selectielijst praat dan ook over een behandeltermijn van 15 jaar na afhandeling. Deze bewaartermijn is dus niet afhankelijk van een object en dus ook niet van de overlijdensdatum van de cliënt. U zult dus altijd een voorziening 15 jaar (na afhandeling van de aanvraag) moeten bewaren.