Welke selectielijst is van toepassing op Personeelsdossiers (icm gevaarlijke stoffen)

Beste Zaalberg,

Stel een personeelslid heeft van 2000 (in dienst) tot 2019 (uit dienst) in diensttijd regelmatig contact gehad met gevaarlijke stoffen. Welke selectielijst is van toepassing op het dossier?
In de selectielijst 2006 wordt onder categorie 3.1.9 (uit mijn hoofd) genoemd dat het ‘personeelsdossier’ 40 jaar dient te worden bewaard. Inderdaad het hele dossier?
De selectielijst 2019 geeft aan dat het personeelsdossier echter 10 jaar bewaard dient te worden en een register dient te worden bijgehouden voor personen die in aanraking waren met gevaarlijke stoffen en die wordt 40 jaar bewaard.
De in casu genoemde persoon is dus in 2019 uit dienst gegaan. Onder welke selectielijst valt zijn\haar dossier? En stel onder die van 2006, moet dan inderdaad het gehele dossier bewaard worden?  

Antwoord:

Er zijn eigenlijk twee aspecten die u 40 jaar wilt/moet bewaren:

• Arbo-incidenten waarbij een medewerker in contact is geweest met gevaarlijke stoffen
• Aanstellingen/ functiewijzigingen van personeelsleden waar de functie impliceert dat de medewerker met gevaarlijke stoffen in contact is geweest/ in contact heeft kunnen staan.

Ik kies hier bewust niet voor de term ‘dossier’. Een personeelsdossier is een verzameling van allerlei zaken die betrekking hebben op één personeelslid. Vanwege de AVG mag u alleen persoonsgegevens bewaren waarvoor u een grondslag heeft. Dat betekent dat als u een personeelsdossier bewaart omdat dit personeelslid (mogelijk) in contact is geweest met gevaarlijke stoffen, alle personeelsgegevens die daar geen betrekking op hebben, na afloop van de bewaartermijn, vernietigd moeten worden.

Functioneringsgesprekken, verlof, ziektemeldingen (die niet met het arbo-incident te maken hebben), toeslagen e.d. dienen dus ‘gewoon’ vernietigd te worden als de bewaartermijn uit de selectielijst is verlopen.

Daarbij moet u technisch gesproken kijken naar de selectielijst die gold op het moment dat de zaken hebben gespeeld. Technisch gesproken heeft een functioneringsgesprek onder de selectielijst 1996 (actualisatie 2012) een bewaartermijn van 10 jaar na einde dienstverband en onder de selectielijst 2017 een bewaartermijn van 10 jaar na afhandeling (en onder de selectielijst 2020 5 jaar na afhandeling).

Van oudsher zijn we gewend een dossier pas te waarderen als het dossier is afgesloten. Indien u het hier heeft over een papieren dossier is dat ook nog aan te raden: het is niet te doen om binnen een dossier onderscheid te maken tussen documenten uit verschillende selectielijsten.

Indien het hier een digitaal dossier betreft waarin wel duidelijk onderscheid gemaakt is tussen de verschillende soorten informatie, is het aan te raden zoveel mogelijk de juiste bewaartermijn onder de selectielijst 2017 aan te houden.

De handreiking bij de selectielijst raadt twee dingen aan:

• Leg een register aan van arbo-incidenten die hebben plaatsgevonden met gevaarlijke stoffen;
• Bewaar de aanstelling van personen waarbij de functie contact met gevaarlijke stoffen impliceert.

Over welk personeelslid het gaat en wat zijn/haar functie is geweest, bepaalt dus wat u kan/moet bewaren: de aanstelling (incl. functiewijzigingen en ontslag) of alleen de contacten met gevaarlijke stoffen.

Het is, zeker vanuit de AVG,  niet de bedoeling om het hele persoonsdossier 40 jaar te bewaren, want dat zou betekenen dat bepaalde persoonsgegevens te lang en onnodig worden bewaard.