Wachtlijst beheer

Beste Zaalberg,

We werken met een wachtlijst voor woonwagenstandplaatsen. We vragen ons af hoe we dit het beste kunnen verwerken/registreren. Op een bepaald moment wordt een groep mensen aangeschreven met de vraag of ze nog interesse hebben om op de wachtlijst te blijven staan en met het verzoek op het antwoordformulier aan te geven voor welke locatie. De antwoordformulieren moeten ook weer verwerkt worden om de wachtlijst te updaten.
Wat is uw advies?

Antwoord:

U kunt de uitgaande brief registeren onder ‘Informatieverstrekking op eigen initiatief’ (B1424)

In het model-DSP is geen zaaktype voor wachtlijsten anders dan de inschrijving voor woningzoekenden (B0473). U wilt de inschrijving voor de wachtlijst voor woonwagenplaatsen echter op gelijke manier beheren.

U dient de wachtlijst als een registratie te zien.  Een registratie wordt bijgehouden voor muterende processen c.q. zaken.

In dit geval is elke inschrijving een nieuwe mutatie op dat register. Elk antwoord dient daarom als eigen zaak te worden beschouwd. Het register bestaat dan uit alle zaken waarin de belangstelling voor een woonwagenplaats wordt bevestigd. In de praktijk zien we vaak dat medewerkers daar eigen excelbestanden/overzichten op een persoonlijke of gemeenschappelijke schijf bijhouden (waarop persoonsgegevens staan). Dat is niet ideaal. Daarom is het verstandig om binnen het zaaksysteem het gemakkelijk te maken om een overzicht van alle belangstellenden te hebben. Daarvoor is het verstandig om een apart zaaktype te hebben voor de registratie van de antwoordbrieven.