Verzoek tot verwijdering informatie uit een dossier

Beste Zaalberg,

De gemeente heeft een verzoek ontvangen om informatie uit een dossier te verwijderen.
De informatie is juist en rechtmatig verwerkt.
Client wil echter bepaalde documenten verwijderd hebben bijvoorbeeld omdat zij een slechte ervaring heeft bij het gesprek waarvan zij het gespreksverslag verwijderd wil hebben.
Verder wil zij inhoudelijk in documenten zinnen verwijderd hebben, niet omdat deze niet juist zijn maar omdat zij deze informatie niet in een dossier wil hebben zitten.
Vanuit de afdeling Wmo wil men de inwoner tegemoet komen en art. 5.3.5 van de wmo geeft daartoe ook de mogelijkheid.
Vanuit de AVG mag alleen noodzakelijke informatie worden vastgelegd.
We zitten nu met een aantal vragen:
Mag de afdeling wmo met toepassing van art. 5.3.5 zelf informatie uit een dossier verwijderen als de vastgelegde informatie niet noodzakelijk is voor het uitvoeren van de wettelijke taak?
En zo ja, hoe verantwoorden we dat conform de archiefregelgeving? Moeten wij dan de documenten verwijderen en/of de inhoud van documenten verwijderen en hier een korte omschrijving voor in de plaats zetten?
Bijvoorbeeld: dit document bevatte een gespreksverslag van die datum met die en die.
Nog een voorbeeld: de oorzaak van een operatie waar vanuit de Wmo voor het herstel (geestelijk en lichamelijk) zorg is geïndiceerd.
Van belang is dat er een operatie is geweest, waarom is niet van belang. Mag deze informatie (door de afdeling wmo) verwijderd worden?
En welk proces volgen we? Is dit een [Persoonsgegevens verwijderingsverzoek]? Ook als de persoonsgegevens rechtmatig zijn verwerkt? Valt dit dan onder het recht om (deels?) vergeten te worden?
Is er al een (concept) werkprocesschema? We zien die helaas nog niet in het model-DSP.
Sorry, dat zijn veel vragen. We zijn ook in de regio aan het informeren, maar ook bij buurgemeenten komt het niet veel voor (of Informatiebeheer/DIV weet er niet van…).
Ik hoop dat u ons op weg kunt helpen.

Antwoord:

Op grond van art. 5.3.5 van de Wmo geldt de plicht over te gaan tot vernietiging van de persoonsgegevens, binnen drie maanden na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
Het verzoek wordt niet ingewilligd voor zover het verzoek persoonsgegeven betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.
In deze artikelen gaat het om de verwijdering van persoonsgegevens. In uw casus gaat het niet om verwijdering van persoonsgegevens, maar om verwijdering van informatie, een aantal gespreksverslagen, uit het dossier. De afdeling Wmo wil gehoor geven aan dit verzoek. We gaan er van uit dat dit een weloverwogen beslissing is en dat de betreffende verslagen, als ze zijn verwijderd, in het dossier geen cruciale rol spelen. Ze zijn bijvoorbeeld niet nodig voor bewijs en verantwoording, om het verloop van de zaak te kunnen volgen.
De betreffende documenten kunnen uit het dossier worden verwijderd en uit de registratie.
In het dossier worden het verzoek om verwijdering en het besluit/antwoord hierop van de behandelend afdeling opgenomen.
Dit is een gebruikelijke gang van zaken bij een verzoek om verwijdering van informatie uit een dossier.

Als u kiest om het verzoek als aparte zaak te behandelen en te registreren, dan adviseren we ‘Informatieverzoek van derde’. Deze zaak koppelen/relateren aan het Wmo-dossier en de bewaartermijn aanpassen om te voorkomen dat het verzoek eerder wordt vernietigd dan het Wmo-dossier.

In deze gevallen is zorgvuldigheid geboden. We moeten anderzijds ook attent zijn en zaken niet ingewikkelder maken dan nodig.