Verwijderen bestanden n.a.v. AVG t.o.v. Archiefwet
Beste Zaalberg,
In afgesloten subsidiezaken worden soms de bestanden achter documenten verwijderd, omdat deze persoonsgegevens — zoals financiële gegevens — na besluitvorming niet langer noodzakelijk zouden zijn voor de uitvoering van de taak. De documentregistratie blijft daarbij wel bestaan.
Is deze werkwijze verenigbaar met de Archiefwet, de gemeentelijke selectielijst en de AVG? En zo ja, onder welke voorwaarden mogen bestanden met persoonsgegevens vóór afloop van de bewaartermijn uit een zaakdossier worden verwijderd of geanonimiseerd?
Antwoord:
Vernietiging betekent vanuit archieftechnisch perspectief, en daarmee ook vanuit het oogpunt van de selectielijst, het volledig verwijderen van informatie zonder dat daarbij inhoudelijke gegevens achterblijven. In principe kan uitsluitend via een vernietigingslijst worden vastgesteld welke zaken of documenten ooit hebben bestaan.
Wanneer een registratie blijft bestaan, kan nog steeds worden achterhaald dat iemand bijvoorbeeld een uitkering heeft ontvangen, ziek is geweest of een klacht heeft ingediend. Vanuit het perspectief van de AVG is dat niet wenselijk. De AVG schrijft immers voor dat persoonsgegevens moeten worden verwijderd zodra de bewaartermijn van een zaak, dossier of proces is verstreken. Dat geldt niet alleen voor de inhoud van het dossier, maar ook voor de bijbehorende registratie.
Het verwijderen van persoonsgegevens voordat de wettelijke bewaartermijn is verstreken, is vanuit de Archiefwet vaak complex. Vanuit de AVG, en in sommige gevallen op grond van andere wettelijke verplichtingen, kan dit echter wel noodzakelijk zijn. Voor archiefvorming kent de AVG de grondslag ‘archivering in het algemeen belang’. Op basis daarvan mogen persoonsgegevens worden bewaard voor zover dat noodzakelijk is om de context van een zaak of proces te behouden. Dit betekent echter ook dat persoonsgegevens die niet langer noodzakelijk zijn voor die context, moeten worden verwijderd of geanonimiseerd.
In het nieuwe selectiebesluit is de mogelijkheid tot ‘opschoning’, zoals die nog was opgenomen in de selectielijsten van 2017 en 2020, vervallen omdat de Archiefwet hiervoor eigenlijk geen expliciete basis biedt. Tegelijkertijd bestaat het besef dat opschoning, met name vanuit het oogpunt van de AVG, in bepaalde situaties noodzakelijk blijft. Daarom wordt deze werkwijze in de praktijk nog steeds toegestaan of geadviseerd.
Of persoonsgegevens verwijderd moeten worden, hangt uiteindelijk af van twee factoren:
- De wettelijke verplichtingen die vernietiging of verwijdering voorschrijven.
- De rol die de persoonsgegevens vervullen binnen de zaak, het dossier of het proces en de noodzaak om deze gegevens te behouden voor de context en verantwoording.