Verschillen tussen analoge en digitale bewaartermijnen

Beste Zaalberg,

In de analoge situatie was het altijd zo, dat wanneer er een bewaartermijn was van 7 jaar, de dossiers 8 jaar bewaard werden.

In ons zaaksysteem zie ik staan; bewaartermijn 7 jaar = vernietiging 7 jaar, maar klopt dit dan wel?

Of dienen we bij alle resultaten in de i-Navigator 1 jaar erbij op te tellen?

Antwoord:

In de papieren situatie werd vroeger inderdaad een jaar opgeteld bij de bewaartermijn. Dat had twee redenen:

1. Er werd maar 1x per jaar vernietigd omdat het werd gezien als een complex project.
2. Men wilde zeker weten dat een dossier dat in januari werd afgesloten op hetzelfde moment werd vernietigd als een dossier dat in december werd afgesloten. Door een jaar op te tellen bij de bewaartermijn was men zeker dat op het moment dat een bewaartermijn was verstreken iets niet te vroeg werd vernietigd.

Uitleg: stel dat een dossier in januari 2017 is afgesloten en dat de bewaartermijn 7 jaar was. Dat levert een vernietigingsdatum van januari 2024. Gaat het over een dossier dat in december 2017 werd afgesloten, dan geeft dat een vernietigingsdatum op van december 2024. Als je dan een vernietigingsprocedure uitvoert in april 2024, dan kan het voorkomen dat het dossier uit december 2017 een paar maanden te vroeg wordt vernietigd. Door dus een jaar op te tellen bij de vernietigingsdatum, worden alle dossiers in 2025 vernietigd en wordt het dossier uit december 2017 niet te vroeg door de shredder gehaald.

Informatiesystemen maken het tegenwoordig veel makkelijker om te vernietigen. Tegenwoordig geeft een zaaksysteem vaak een specifieke datum aan wanneer een zaak de vernietigingsdatum heeft bereikt. Dat betekent dat u technisch gesproken elke dag kunt vernietigen. Voor sommige zaaktypen/processen is het ook gewenst dat er vaker per jaar wordt vernietigd, zoals afgebroken aanvragen in het sociaal domein (vernietigingstermijn 6 weken) of afgewezen sollicitaties (vernietigingstermijn 4 weken).

In een digitale situatie hoeft u dus geen jaar op te tellen bij de bewaartermijn bij een zoekacties geeft het zaaksysteem namelijk alle zaken waarvan de vernietigingstermijn is verstreken. Er zijn in deze situaties geen zorgen meer of een ‘dossier’ te vroeg wordt vernietigd omdat het ‘dossier’ in een andere maand is afgesloten dan een ander dossier.

Sterker nog, in eerdergenoemde voorbeelden is het ongewenst om een jaar op te tellen bij de bewaartermijn. Een zaak met een vernietigingstermijn van 4 weken een jaar langer bewaren is niet avg-proof.

Bovenstaand verhaal is ook een reden waarom steeds meer organisaties vaker dan 1x per jaar vernietigen, daarbij gebruik makende van een doorlopende machtiging van vernietiging.