Verhouding bewaartermijnen autoriteit persoonsgegevens en selectielijst

Beste Zaalberg,

Wij zijn bezig met het inrichten van de bewaartermijnen van personeelsdossiers en nu loop ik er tegenaan dat op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/werk-en-uitkering/personeelsgegevens/personeelsdossier#bewaren-personeelsdossier) andere bewaartermijnen worden genoemd dan in de selectielijst (in ons geval de provinciale selectielijst. De provinciale selectielijst hanteert 10 jaar (muv assessments en medewerkers die in aanraking komen met gevaarlijke stoffen). De autoriteit hanteert termijnen van 2, 5 en 7 jaar. Welke bewaartermijnen moeten we aanhouden?

Antwoord: 

Een aantal van de bewaartermijnen die de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zijn wettelijk vastgelegd zoals de 7 jaar voor salarissen en andere financiële gegevens en de 5 jaar voor loonbelastingverklaringen. De AP noemt 2 jaar, gebaseerd om het vrijstellingsbesluit Wet bescherming persoonsgegevens, een wet die niet meer bestaat. U bent dus wettelijk niet verplicht deze bewaartermijn te hanteren.

Volgens de selectielijst voor provincies moeten bijvoorbeeld functioneringsgesprekken 10 jaar bewaard worden. De selectielijst voor gemeenten hanteert een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling voor functioneringsgesprekken. Als Regionaal uitvoeringsdienst kunt u overigens kiezen of u de gemeentelijke selectielijst volgt of de provinciale lijst.

De RUD dient zich aan de gekozen selectielijst houden voor bewaartermijnen die niet in specifieke wetten worden genoemd. (idealiter bevat de selectielijst ook alle bewaartermijnen die in wetten worden genoemd). Bij het opstellen van de selectielijst hoort rekening gehouden te zijn met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Als de selectielijst een bepaalde bewaartermijn voorschrijft, hoort u zich daar ook aan te houden.