Vaststellen hotspots

Beste Zaalberg,

Ik heb een aantal vragen over het vaststellen van hotspots.
1. Kan de gemeentesecretaris (zorgdrager) dit besluit vaststellen of moet dit toch een collegebesluit zijn ?
2. Moet dit besluit gepubliceerd worden ?
3. Ik vind niet dat publicatie een handige optie is, stel je wilt een precaire lopende zaak als hotspot aanwijzen, heb je dan geen kans dat je daardoor juist olie op het vuur gooit, dat is uiteraard niet mijn bedoeling, het gaat mij om het vastleggen van een stukje historie.

Antwoord:

Ik verwijs u naar bladzijde 14 van de handreiking Periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (juli 2017) uitgebracht door een samenwerking van de VNG, IPO, Unie van Waterschappen en het Nationaal Archief.

Onder stap 7 en 8 wordt de procedure uitgelegd die u zou moeten volgen. In het kort kan de hotspot worden vastgesteld in het Strategisch Informatie Overleg en als dit niet aanwezig is door het college van B&W, al kan deze dit mandateren naar een ander orgaan, waaronder dus de gemeentesecretaris.

De reden om de hotspot te laten vaststellen door B&W is bewustwording. Dit wijst B&W er weer eens op wat hun verantwoordelijkheden zijn in een goed archiefbeheer en het belang van correcte vastlegging van informatie.

Voor publicatie geldt dat ‘overheden transparant zijn over hun selectiebeleid en dus laten zien welke hotspots worden bewaard’. Het kan er toe leiden dat andere overheden of burgers zelf informatie leveren die kan worden opgenomen in de hotspot. Dat laatste is iets wat het Nationaal Archief graag ziet omdat niet alleen overheidsinformatie wordt bewaard.

Een extra punt van aandacht is dat sinds 2017 de Algemene Verordening Gegevensbescherming is vastgesteld. In principe werken gemeenten met de gemeentelijke selectielijst 2020. Daarin kan een burger zien hoe lang zijn/haar persoonsgegevens worden bewaard of wanneer die worden vernietigd. Het is een manier hoe de gemeenten naar betrokkenen communiceert over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. Een hotspot is een afwijking van die selectielijst. Dat betekent dat je als gemeente ook duidelijk moet maken dat persoonsgegevens die in de hotspot (mogelijk) aanwezig zijn juist niet vernietigd worden maar permanent bewaard. Door de hotspot te publiceren geeft de gemeente dus (indirect) aan dat persoonsgegevens in tegenstelling tot de selectielijst permanent worden bewaard. Hoewel publiceren voor gemeenten dus niet verplicht is volgens de handreiking, is het aan te raden.

Onder de Wet open overheid zal de hotspot (of het feit dat de hotspot is vastgesteld) op het Plooi-platform openbaar moeten worden gemaakt en dus sowieso vindbaar worden.