URL in WOO verzoeken

Beste Zaalberg,

In het document van de rijksoverheid over de WOO ‘Wat maak je actief openbaar’, staat bij situatie nr. 7: “Het WOO-verzoek wordt in behandeling genomen, maar de documenten zijn al openbaar.”
Het volgende moet openbaar gemaakt; Woo-verzoek, -besluit en inventarislijst worden actief openbaar gemaakt. De inventarislijst verwijst naar de vindplaats van elk document, liefst door middel van een URL.
In de toelichting staat: “Hiermee wordt aan iedereen duidelijk dat de documenten al openbaar zijn en waar deze te vinden zijn.”
Het probleem is dat URL beperkt beschikbaar is en niet meer leidt tot het document zelf. Om problemen te voorkomen in de toekomst willen we in de beschikking aangeven dat aan de URL geen rechten ontleend kan worden. Deze gedachte komt voort uit het feit dat voor de gevonden documenten een bewaartermijn geldt. Welke gedachten heeft u hierover?

Antwoord:

In de vraag wordt gerefereerd naar de Werkdefinitie Woo-informatiecategorie ‘Woo-verzoeken en -besluiten’. Dat document is opgesteld door het BZK-Programma Open Overheid en het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) om de actief openbaar te maken informatiecategorie concreet te maken. In die werkdefinitie zijn verschillende situaties beschreven voor het actief openbaar maken van een afgehandeld Woo-verzoek.

Situatie 7 is van toepassing indien een overheidsorgaan een Woo-verzoek ontvangt waarin gevraagd wordt naar documenten die al actief openbaar zijn gemaakt. In dat geval dient het orgaan het (geanonimiseerde) Woo-verzoek actief openbaar te maken, het (geanonimiseerde) Woo-besluit én de inventarislijst die bij dat besluit hoort. Die inventarislijst bevat verwijzingen naar de online vindplaats van elke document op de publicatie-omgeving van het orgaan, liefst door middel van één of meerdere URLs.

Het kan zijn dat in de inventarislijst verwezen wordt naar een reeds openbaar gemaakte beschikking (om maar een andere Woo-informatiecategorie te noemen). Op het moment dat de bewaartermijn van die beschikking op grond van de Gemeentelijk Selectielijst is verlopen dient die publicatie ook verwijderd te worden. Op deze manier voorkom je dus dat je in het kader van het openbaar maken van het Woo-verzoek informatie gaat publiceren die langer beschikbaar blijft dan de informatie waar het om gaat.

Je kan in de beschikking aangeven dat aan de URL geen rechten kunnen worden ontleend. Een andere mogelijkheid is om concreet aan te geven dat de reeds openbaar gemaakte documenten waar in de inventaris naar wordt verwezen niet meer beschikbaar zullen zijn op het moment dat de wettelijke bewaartermijn van die documenten is verlopen of op het moment dat die documenten zullen worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats en daar terug te vinden zijn. Stem dit s.v.p. af met een jurist.