Stukken van de commissies
Beste Zaalberg,
Onderstaande vragen zijn bij ons gaan leven n.a.v. de te bewaren stukken van de diverse commissies.
Kunt u hier een antwoordt op geven ? Alvast bedankt.
Openstaande vragen
• Verslag: betekent dit het verslag van de hoorzitting(en), of meer algemeen een verslag op hoofdlijnen (notulen) van de zittingsdag, d.w.z. een korte samenvatting per agendapunt (voorbespreking, 1e zaak, 2e zaak) en niet het complete verslag van de hoorzitting(en) zelf?
• Besluitenlijst: wat wordt hieronder verstaan? Gaat dit om de uitkomst per hoorzitting (bv ongegrond/gegrond) of gaat dit om het adviesverslag van de commissie?
• En als het niet gaat om het verslag van de hoorzitting en het advies van de commissie, moeten we dan nog korte notulen met bijbehorende besluiten gaan aanmaken? Op p. 27 van de VNG Handreiking Selectielijst dit:
“Conform resultaat 19.1.6 dienen verslagen van de Gemeenteraad permanent te worden bewaard. In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet over onder andere de archivering van videotulen. Hierin werd duidelijk gemaakt dat er geen verplichting is om dergelijke verslagen te maken van openbare vergaderingen, echter: als ze wel zijn gemaakt en gepubliceerd dienen ze op grond van de selectielijst eeuwigdurend te worden bewaard. De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet uitsluitend dienen als service aan de burger, maar daadwerkelijke rechtsgevolgen en historisch belang hebben. Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijsten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard. Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 AW voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen.”
Op grond hiervan zou je kunnen redeneren dat als het niet is aangemaakt, het ook niet aangemaakt hoeft te worden. Hoe zien jullie dit?
Antwoord:
Bedoeld worden de verslagen van de diverse commissies. De Selectielijst gaat er daarbij inderdaad vanuit dat u alleen documenten bewaart die worden aangemaakt bij een zaak (overleg). Indien een besluitenlijst niet wordt gemaakt, kan deze ook niet worden bewaard. Datzelfde geldt voor de videotulen/audiovisuele opnamen van vergaderingen. Vanuit de gemeentewet is er bijvoorbeeld een verplichting om van een vergadering van de raad een verslag te maken. Als die verplichting er niet is, bent u niet verplicht zo’n verslag te maken en verplicht de Selectielijst u dus ook niet om er één te maken. De Selectielijst verplicht alleen documenten (agenda’s/verslagen/videotulen) te bewaren die ook daadwerkelijk zijn aangemaakt.
De Commissie Bezwaarschriften is een apart geval: eigenlijk wordt er voor een vergadering van deze commissie alleen een agenda opgesteld met daarin een overzicht van de verschillende hoorzittingen. Het komt niet vaak voor dat er een verslag van de gehele vergadering worden gemaakt. Er wordt wel een verslag van elke hoorzitting gemaakt, maar die maakt deel uit van de zaak die het bezwaarschrift behandeld. Datzelfde geldt voor het advies dat de commissie opstelt. Technisch gesproken hoeft van een bezwarencommissie dus alleen de agenda te worden bewaard. Als er tevens een verslag gemaakt wordt over de gehele vergadering (met bijvoorbeeld de uitkomsten van alle behandelde zaken) dan dient die wel bewaard te worden.