Termijn digitale vernietiging

Beste Zaalberg,

Mijn vraag is het volgende bij analoge vernietigingstermijnen wordt standaard 1 jaar opgeteld.

Voorbeeld V 2020 + 1  wordt dan in  2021 vernietigd.

Geldt dit ook voor digitale vernietiging bijv. in een zaaksysteem?

Antwoord: 

Op dit moment is er veel discussie over de +1-regel die archiefmedewerkers hanteren bij het archiveren van dossiers.

Die (praktische) regel is ooit ingevoerd om ervoor te zorgen dat met name documenten uit december ook daadwerkelijk 1 jaar werden bewaard.

Dossiers werden per jaar afgesloten. In de digitale situatie wordt bij het afsluiten van een zaak vaak de datum van die dag ingevuld. Dat houdt in dat eigenlijk de +1-regel niet meer gehanteerd hoeft te worden op digitale zaken.

Vaak wordt echter maar 1x per jaar vernietigd en wordt dus indirect de +1 jaar-regel toch toegepast.

In de huidige selectielijst staan echter bewaartermijnen van 4 weken (afgewezen sollicitaties) en 6 weken voor ingetrokken aanvragen in het Sociale Domein. Als dan maar 1x per jaar wordt vernietigd, kan het voorkomen dat ingetrokken aanvragen uit het Sociale Domein 1 jaar + 6 weken worden bewaard en dat staat niet in verhouding tot elkaar en kan dus een overtreding van de AVG opleveren.

Er zijn dus al gemeenten die 1x per maand vernietigen waarbij ze voor ingetrokken aanvragen in het Sociale Domein een doorlopende machtiging van vernietiging hebben aangevraagd bij de archivaris.

Conclusie: de +1-regel is achterhaald.