Registratie van post

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de registratie van de post. De post wordt hier ingeboekt in het zaaksysteem. Er wordt een stempel van ontvangst geplaatst op de stukken. De datum van het stuk (aanmaakdatum) en de datum van binnenkomst worden vermeld in het systeem. Is dit allemaal nodig? Of is het voldoende om de ontvangstdatum in het systeem te vermelden. Op het gescande document kan immers de datum van opmaak worden gevonden. En moet een document perse worden gestempeld?

Antwoord:

Afhandeltermijnen voor aanvragen en verzoeken beginnen te lopen op het moment dat een poststuk/document/aanvraag/verzoek binnenkomt bij een gemeente. Bij digitale documenten wordt het tijdstip van binnenkomst vaak automatisch vastgelegd in het document zelf of in de metagegevens die het netwerk genereert als het document de organisatie binnenkomt. Uit deze gegevens moet dan wel exact te herleiden zijn wanneer een document de organisatie is binnengekomen; denk bijvoorbeeld aan een eindexamenwerkstuk dat op een bepaalde datum vóór 00.00 moet zijn binnengekomen; is het te laat dan wordt het niet in behandeling genomen.

Bij poststukken die nog in papieren vorm binnenkomen, ligt de bewijslast van het moment van binnenkomst bij de ontvangende partij. Daarom is het nodig om dat moment vast te leggen. Hierbij kunnen zich verwarrende situaties voordoen. Stel een termijn sluit op vrijdagmiddag om 17.00 uur, maar maandagochtend wordt een bezwaar gevonden in de brievenbus, is dit dan nog vóór 17 uur in de bus gestopt, of in het weekeinde daarna?

Het stempel diende vanouds om aan te geven dat het stuk in de organisatie is binnengekomen -en eigendom is geworden van de organisatie- en op welke datum. Daar werden nog andere gegevens aan gekoppeld: een classificatienummer die het onderwerp aangaf, eventueel een uniek documentnummer en een uniek zaaknummer. Direct na ontvangst van het stuk werd het stempel geplaatst en de datum ingevuld. Kwam een stuk in de loop van de dag binnen, dan werd het de daaropvolgende werkdag meegenomen in de registratie in het postboek of -systeem. Of dit een datumstempel was of een handmatige invulling maakt niet uit: beide gaan uit van de correcte manier waarop de ontvangstprocedure wordt gevolgd. In deze postprocedure zal vermeld worden dat een document dat binnenkomt in de organisatie, dezelfde dag van een datum van ontvangst wordt voorzien. Deze zal hetzelfde moeten zijn als de ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging geeft de indiener het vertrouwen wanneer het document is ontvangen en dat het in behandeling is genomen.

In principe is het niet nodig om op een poststuk een stempel van ontvangst te plaatsen, zeker niet als de documenten ook digitaal worden gemaakt na ontvangst (of digitaal ontvangen) en worden opgenomen in een digitaal systeem, voorzien van de nodige metadata. Komt een document binnen als webformulier, dan zal het de nodige metagegevens al bevatten, aangebracht door de aanvrager zelf. De metadata dienen om de stukken terug te kunnen vinden in hun zakelijk verband. Zolang dat mogelijk is, hoeft geen verdere vermelding op het document plaats te vinden. Wanneer u een vervangingsbesluit heeft genomen, dan worden de papieren documenten toch al vernietigd en zijn de digitale documenten in het systeem op te vragen aan de hand van de door u daaraan gegeven metadata.