PW-wet en vernietigingstermijnen

Beste Zaalberg,

Wij (participatiebedrijf) lopen tegen beperkingen aan vanuit de huidige Selectielijst.
Vele processen vanuit de Participatie Wet staan op deze selectielijst op 10 jaar te vernietigen en niet met de aanduiding na vervallen belang.
Denk hierbij aan o.a. heronderzoeken, boetes en mutaties.

De praktijk vanuit de PW-wet is namelijk dat er nog geregeld terug gekeken moet worden op informatie vanuit processen die, als we de 10 jaar zouden aanhouden, dan niet meer aanwezig zouden zijn, terwijl deze voor een uitkeringsbesluit wel noodzakelijk zijn.

Om ons werk goed te kunnen doen, zouden we deze zaaktypen willen wijzigen zodat er een na vervallen belang aanduiding komt te staan.
Kunnen we dit “zomaar” doen, want dan wijken we af van de huidige Selectielijst of krijgen we dan een probleem vanuit de AVG?

Waarom staan deze “deelprocessen” op een korter termijn dan de aanvraag en beëindiging?

Antwoord:

Een proceseigenaar heeft altijd de mogelijkheid om bij het beoordelen van de vernietigingslijst de vernietiging van specifieke zaken vanwege het belang voor de verantwoording of de bedrijfsvoering uit te stellen.

Dit kan echter op gespannen voet staan met de AVG. De AVG verplicht overheden om persoonsgegevens rechtmatig te verwerken en te vernietigen wanneer de persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Bij het bepalen van de in de Selectielijst opgenomen bewaartermijnen is rekening gehouden met het belang van betrokkenen om te voorkomen dat persoonsgegevens langer dan nodig worden bewaard.

Wanneer we kijken naar de bijstandsuitkeringen dan hebben de processen met betrekking tot het opleggen van een boete, het verhalen van een bijstand of het opleggen van een maatregel een kortere bewaartermijn (V10 jaar na afhandeling) dan het proces waarin het recht op bijstand is vastgesteld (V10 jaar na beëindiging van de inkomensvoorziening). Het idee hierachter is dat deze gegevens minder lang te hoeven bewaard: de betrokkene heeft het recht dat persoonsgegevens niet langen worden bewaard dan voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Wanneer de teveel uitgekeerde bijstand is teruggevorderd, is het idee achter de Selectielijst dat na 10 jaar die informatie niet meer van belang is en vernietigd kan worden.