Powerbrowser koppelen aan archief/zaaksysteem

Beste Zaalberg,

Sinds de vorming van de Omgevingsdienst IJsselland maakt het team VTH van de gemeente Olst-Wijhe, voor het verlenen van (omgevings)vergunningen, gebruik van de applicatie Powerbrowser van de firma Genetics (lokaal IJVI genoemd).

Om digitaal te kunnen archiveren staan wij voor de vraag of we deze applicatie gaan koppelen aan ons archief/zaaksysteem (e-suite van ATOS) met alle voor- en nadelen. Een andere optie is om Powerbrowser aan te wijzen als digitale archiefomgeving voor verleende vergunningen van de gemeente.

Een van de vragen die we hebben is: Powerbrowser is geen applicatie van de gemeente maar aangeschaft door de Omgevingsdienst. Als we besluiten dit als gemeentelijke archiefomgeving te gaan gebruiken moeten we dat zien als een vorm externe (uit)plaatsing. Wat moeten we formeel regelen om e.e.a conform wet- en regelgeving goed in te richten?

Antwoord

Als uw organisatie besluit om een deel van uw archief te (laten) vormen in Powerbrowser, zult u zich af moeten vragen op welke manier de informatie in deze applicatie wordt beheerd en of dit in lijn is met de eisen die uw organisatie hieraan stelt. Is de informatie die in Powerbrowser wordt vastgelegd (metadata en documenten) integer, authentiek en betrouwbaar. Als deze vragen met ‘ja’ kunnen worden beantwoord en u heeft hierover afspraken gemaakt met de Omgevingsdienst, dan is het prima om de informatie in Powerbrowser te laten staan. Tot het moment dat de blijvend te bewaren informatie opgenomen kan worden in het e-depot/digitale archiefbewaarplaats.

Daarnaast zult u afspraken moeten maken over de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie.

Het koppelen van systemen heeft, zoals u aangeeft, voor- en nadelen. Als een koppeling niet noodzakelijk is, wordt steeds vaker gekozen om de informatie te beheren in de vakapplicatie tot het moment dat dit niet meer kan. Bijvoorbeeld doordat de applicatie wordt vervangen of de informatie kan of moet worden overgedragen. In alle gevallen is het belangrijk dat de relevante informatie overgezet kan worden, uit de applicatie te halen is.