Oude backuptapes

Beste Zaalberg,

Het team DIV krijgt van het team ICT de vraag of zij oude back-up tapes mogen vernietigen. Er staat in de selectielijst niet veel over bewaartermijnen voor back-ups.

Antwoord:

Over de bewaartermijnen voor back-ups is in de handreiking Back-up en recovery gemeente BIO van de IBD (https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/product/back-up-en-recovery-gemeente/verschenen) een tekst opgenomen met hierbij de volgende aanwijzingen:

In principe kan er gekozen worden voor een online en/of een offline back-up. De bewaartermijn van eigen beheerde online en offline back-ups wordt bepaald door de roulatie van de back-up media. Op basis van het bovenstaande schema zijn de termijnen vast te stellen:

• De dagback-up wordt altijd 1 week bewaard voordat dit medium weer op dezelfde werkdag gebruikt wordt.
• De weekback-up wordt 4 weken of een maand bewaard
• De maandback-up wordt 12 weken of een kwartaal bewaard. Dan begint weer een nieuw blok van 3 maanden, tenzij voor alle maanden een eigen medium gebruikt wordt, dan is het een jaar
• De kwartaalback-up of 16 weekse back-up wordt een jaar bewaard voordat dit medium weer gebruikt wordt

Deze termijnen staan echter niet in de selectielijst. Er is op dit moment een discussie gaande binnen de VNG of dat nodig is. De discussie gaat erover of je een back-up moet zien als een schaduwarchief waar je geen officiële vernietigingsprocedure voor nodig hebt of dat je een back-up moet zien als een (extra) archief dat je vervolgens ook weer moet vernietigen. Er zijn argumenten om back-ups op te nemen in de selectielijst. Zo kan bijvoorbeeld een leverancier van een cloudoplossing er op worden gewezen/verplicht om back-ups ook daadwerkelijk te vernietigen. Waarschijnlijk komt de archiefcommissie van de VNG daar later dit jaar op terug.

Antwoord op uw vraag is dus: Ja, een back-up dient vernietigd te worden (wat meestal betekent dat deze wordt overschreven met een nieuwe back-up). Of dit via een officiële procedure moet en of dit ook moet worden opgenomen in de selectielijst is nog een openstaande vraag.