Opschonen clientendossiers sociaal domein

Beste Zaalberg,

Een intergemeentelijke sociale dienst wil haar analoge clientendossiers opschonen. Betreft voorbereiden, bewerken volgens selectielijst, en scan klaar maken. Het gaat om dossiers vanaf 2007. Roept wel wat vragen bij mij op, o.a. of je clientendossiers als geheel mag waarderen. Of moet je er rekening mee houden dat een clientendossier uit meerdere zaken kan bestaan die onder de selectielijst allemaal een aparte bewaartermijn kunnen hebben? En wat zal er moeten gebeuren in het laatste geval. Dossiers vormen naar processen/zaaktypen?

Antwoord:

Cliëntendossiers zijn vaak verzameldossiers, waarin meerdere zaken (aanvragen, voorzieningen van de cliënt) zijn ondergebracht. Hierdoor worden de dossiers vaak als geheel geselecteerd. Beter is het, zeker in verband met de naleving van de Algemene verordening gegevensbescherming, om de afzonderlijke zaken te selecteren op vernietiging. Dit betekent dat de verzameldossiers gesplitst moeten worden in afzonderlijke zaken.
We adviseren u de uiteindelijke keuze af te stemmen met de gebruikers van de dossiers. Mogelijk zijn er zwaarwegende argumenten om verzameldossiers te handhaven.