Mandaat en/of machtigingen verlenen aan personeel of derde

Beste Zaalberg,

Er worden diverse machtigingen en/ of mandaten gegeven voor eenmalige of tijdelijk handelingen door het college of alleen de burgemeester. Deze worden verstrekt aan mede collegeleden, afdeling, medewerkers of aan derde partijen. Soms is het verstrekken van een mandaat en een adviesformulier aan het college gestuurd en is dit het enige document wat we hebben om te archiveren.

Zijn de besluiten die een onderdeel van een zaak zijn een onderdeel daarvan en behoren deze te worden gearchiveerd volgens de criteria van zaaktype?

Besluiten die niet bij een zaak behoren, onder welke criteria (nummer) vallen die binnen de selectielijst?

Antwoord: 

U dient verschil te maken tussen vertegenwoordiging/machtigingen en mandaatbesluiten.

Mandaatbesluiten zijn vaak algemene besluiten waarbij het maken van bepaalde besluiten bij een persoon of functie worden neergelegd. Iemand die gemandateerd is, kan namens b.v. B&W alle omgevingsvergunningen of alle apv-ontheffingen afhandelen zonder toestemming van B&W. In uitzonderlijke gevallen kan een mandaat ook zijn afgegeven voor één zaak, maar dat komt weinig voor.

Een machtiging of vertegenwoordiging houdt vaak geen besluitvorming in en zegt gewoon dat een persoon optreedt namens B&W bij b.v. vergaderingen of een specifieke rechtszaak zonder dat deze persoon ook daadwerkelijke specifieke besluiten kan nemen.

Onder resultaat 9.1.1. alt een machtiging V1 jaar na vervallen, onder 9.1.4  valt een mandaatbesluit (bezwaren).

Echter, een mandaatbesluit of machtiging dat genomen is om één zaak af te handelen zal vallen onder de zaak waar het mandaatbesluit of de machtiging bij hoort. Daarmee zal ook de bewaartermijn van die zaak krijgen. Mandaatbesluiten die bewaard moeten worden, zijn de algemene mandaatbesluiten waarbij de verantwoordelijkheid van taken die door B&W moeten worden uitgevoerd, worden neergelegd bij andere functies.