Kinderburgemeesters (zaaktype en archivering)

Beste Zaalberg,

Wat is een juiste benadering voor het zaaktype en de archivering voor benoemingen of activiteiten van Kinderburgemeesters? Is dit het zaaktype ‘representatie’ en met een bewaartermijn van 1 jaar. Elk jaar is er weer nieuwe vertegenwoordiging/ benoeming.

Antwoord: 

De benoeming van een kinderburgemeester is geen zaaktype dat beschikbaar is in het model-DSP. Het is een lokale keuze van een gemeente om een kinderburgemeester te benoemen.
U dient de benoeming te zien als een vorm van aanwijzing. Representatie is dat zeker niet. Representatie is meer het regelen van speeches, bezoeken en het doen van condoleances en gelukwensen. Dit is dan ook zeker niet het zaaktype dat hierop van toepassing is.
De benoeming van een kinderburgemeester komt meer in de buurt van de benoeming van een burgemeester. Uiteraard is de procedure anders, maar de bewaartermijn (bewaren) is hetzelfde. Vanuit cultuurhistorische oogpunt wilt u de benoeming van een kinderburgemeester permanent bewaren (let dan wel op privacygevoelige persoonsgegevens).

Activiteiten van de kinderburgemeester zullen dan inderdaad meer onder ‘Representatie’ vallen met een bewaartermijn van 1 jaar.
U dient dan wel te beoordelen of u misschien activiteiten wilt uitzonderen van vernietiging.
Zowel voor de burgemeester als de kinderburgemeester geldt dat bijvoorbeeld speeches en andere handelingen een beeld kunnen schetsen hoe de functie wordt uitgevoerd. Deze documenten kunnen cultuurhistorische waarde hebben waarom u ze wilt uitzonderen van vernietigen en, op basis van de uitzonderingencategorie, permanent wilt bewaren.