Wat is de juiste bewaartermijn voor back-up tapes?
Beste Zaalberg,
Wat is de juiste bewaartermijn voor back-up tapes? Wanneer moet je deze nu wel of niet vernietigen ook i.v.m. de AVG? Wat zijn de juridische punten waar wij rekening mee moeten houden.
Antwoord:
In feite geldt voor back-up tapes dezelfde maximale bewaartermijn als voor de originele bestanden (het is immers een reservekopie). Aan de andere kant zou je ook kunnen zeggen dat zodra het doel waarvoor de back-up is gemaakt behaald is de back-up (en dus de persoonsgegevens in de back-up) kunnen worden verwijderd. Het doel bepaalt dan in dat geval de bewaartermijn. Maar er spelen meer vragen rondom back-ups dan alleen de bewaartermijn. In de blog van Roeland de Korte op LinkedIn wordt ook ingegaan op de problematiek rondom back-ups en het verwijderen van persoonsgegevens daaruit. En als je dat plaatst in het licht van het verhaal van Ron Kowsoleea, die jarenlang moest bewijzen dat de in databases aangebrachte status van zijn persoonsgegevens niet klopte -waarbij steeds de gegevens in één bepaalde database werden verbeterd en daarop de volgende synchronisatie met andere databases zijn nieuwe gegevens werden overschreven- (problemen met het synchroniseren van de databases van de verschillende politiekorpsen en met Interpol waarbij steeds het vinkje terug verscheen) loop je dat risico natuurlijk ook met back-ups. Als er iets gebeurt waardoor je genoodzaakt bent een back-up terug te zetten loop je het risico dat gegevens die je op verzoek van de betrokkene hebt gewijzigd of hebt verwijderd weer terug in je systeem komen.
Het is dus van belang goed in kaart te hebben wat er gebeurt met je back-ups en via voorlichting te zorgen dat dit ook bekend is bij medewerkers. Je moet helder in beeld hebben waarvan back-ups gemaakt worden, hoe lang deze back-ups worden bewaard en wanneer deze back-ups worden geraadpleegd, verwijderd of terug worden geplaatst. Een lastige puzzel dus.
In het artikel op LinkedIn is ook een stuk van de AP over de problematiek rondom back-ups opgenomen.