Is digitale archivering verplicht?

Geachte Zaalberg,

De beleidsmedewerker Sociaal Domein stelt de volgende vraag:

Wij hebben een proces Woonlastenfonds, waarbij rechthebbenden stukken aanleveren die wij vervolgens inscannen. Omdat de scankosten heel hoog liggen, overwegen wij om de stukken op een goede manier te archiveren zonder ze in te scannen. Kun je mij vertellen of wij dat zo mogen doen? Of zijn wij verplicht om digitaal te archiveren?

Het proces is digitaal ingericht enkele jaren geleden. Vervanging is nog niet geregeld. Natuurlijk gaan we intern kijken of het proces efficiënter kan.

Maar is digitale archivering verplicht? Volgens mij niet.

Als het maar in geordenden en toegankelijke staat is. Betreft te vernietigen bescheiden, bewaartermijn 7 jaar. Ik hoor graag van u!

Antwoord

Er is geen verplichting om digitaal te werken of te archiveren. In het algemeen streeft de overheid er naar dat burgers en bedrijven digitaal zaken kunnen doen met de overheid. Zo zou het streven moeten zijn om een aanvraag en de behandeling van een aanvraag Woonlastenfonds digitaal te behandelen. De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, die in 2021 in werking treedt, legt hier nog eens de nadruk op: de elektronische weg moet voor alle berichtenverkeer open staan.

Als de digitale manier van werken in de praktijk (nog) niet efficiënt en effectief is, is er geen enkele reden om aan deze manier van werken vast te houden. Voor het archief geldt inderdaad dat het in geordende en toegankelijke staat moet zijn. Fysiek, digitaal of hybride.