Initiatief uitgaande brieven in het zaaksysteem

Beste Zaalberg,

De afdeling belastingen verstuurt veel uitgaande brieven naar burgers met de mededeling dat de belastingaanslag verminderd wordt. Bv. door verhuizing of overlijden. Verder wordt er geen actie verlangd van de afdeling. Nu moeten deze bieven in het zaaksysteem opgenomen worden. Alleen aan welk zaaktype?. We hebben een zaaktype gecombineerde aanslagen. Dit zaaktype is ingericht op inkomende bezwaren. Als we dit doen krijgt de medewerker heel veel zaken die hij alleen maar hoeft af te handelen.
We hebben een suggestie gekregen op het zaaktype uitgaande documenten op te voeren in het zaaksysteem. Kan dit?
En moeten al deze documenten wel apart opgevoerd als zaak. Is het niet handiger om al deze documenten onder één zaak op te voeren.
Kortom zijn er voorbeelden hoe andere hier mee omgaan. En welk zaaktype zou hier geschikt voor zijn.

Antwoord:

Wij hebben hiervoor het zaaktype ‘Adreswijziging gemeentelijke belastingen’.
Ons advies is om ook dat zaaktype te gebruiken en niet een ‘willekeurig’ zaaktype als ‘uitgaande brief’. Dat laatste zaaktype gaat misbruikt worden voor van alles en nog wat.
Wat u wilt doen, is een zaaktype ontwikkelen dat de organisatie helpt een zaak snel te kunnen afdoen. Bijvoorbeeld door hele specifieke documentsjablonen te maken waarmee de medewerker bijna niks meer hoeft in te vullen. Om dat te bereiken heeft u specifieke zaaktypen en specifieke documenttypen nodig. Een zaaktype als ‘uitgaande brief’ gaat door de hele organisatie misbruikt worden voor allerlei documenten zodat u bijvoorbeeld nooit de juiste bewaartermijn aan dat zaaktype kan hangen en dus altijd achteraf moet gaan archiveren. Daarnaast: het werken met ‘jaarzaken’ werkt nooit. Die worden vaak ook misbruikt voor de organisatie om van alles in op te slaan, waardoor u zelf ontzettend veel tijd kwijt bent met archiveren.

De zaak die de afdeling moet afhandelen begint ook nooit met de uitgaande brief. De trigger voor die uitgaande brief komt uit een andere zaak (overlijden of verhuizing). Uiteindelijk willen we het zaaksysteem zo inrichten dat een zaak over een verhuizing automatisch een zaak start van het type ‘Adreswijziging gemeentelijke belastingen’ waarin meteen alle relevante informatie wordt overgenomen. Die nieuw zaak komt dan terecht in de werkvoorraad van de juiste medewerker die dan een overzicht heeft van alle zaken die hij/zij nog moet afhandelen.
Als u gaat werken met zaaktypen die eigenlijk geen zaaktypen zijn, kunt u heel veel van die mogelijkheden nooit realiseren. Daarnaast is misschien de medewerker sneller klaar met de uitgaande brief, maar het betekent dat dat u (en dus de organisatie in het geheel) veel meer tijd kwijt bent met o.a. archiveren.