Ingekomen stukken gemeenteraad
Beste Zaalberg,
Als organisatie zijn wij bezig met het informatiebeheer van ons RIS/BIS-systeem. In dit systeem worden alle stukken die door de raad worden behandeld opgenomen. Per werkproces bepalen we een bewaartermijn. Volgens de selectielijst is de bewaartermijn voor Ingekomen stukken 5 jaar. (Brief aan gemeenteraad(slid)
De mening van onze griffie is dat de ingekomen stukken onderdeel zijn van de raadsvergadering waarin ze worden behandeld en dat ze daarom blijvend bewaard moeten worden.
Ik hoor graag jullie advies.
Antwoord:
Uw vraag raakt aan twee afzonderlijke processen binnen de selectielijst:
- het behandelen van een ingekomen brief aan de gemeenteraad of een raadslid; en
- het voorbereiden en afhandelen van een vergadering van de gemeenteraad.
Voor beide processen geldt een eigen waardering en bewaartermijn.
Een ingekomen brief aan de gemeenteraad(-sleden) heeft als zelfstandig proces een bewaartermijn van 5 jaar op grond van categorie 19.1 van de selectielijst. Wanneer deze brief echter als bijlage wordt toegevoegd aan de stukken van een raadsvergadering, maakt zij tevens onderdeel uit van het dossier van die vergadering.
De stukken die onderdeel uitmaken van een raadsvergadering volgen de bewaartermijn van dat proces. Indien de vergaderstukken blijvend worden bewaard, geldt dit dus ook voor de bijlagen die onderdeel zijn van het vergaderdossier. Dit uitgangspunt geldt niet alleen voor ingekomen brieven, maar voor alle documenten die als bijlage deel uitmaken van de behandeling van een raadsvergadering.
Met andere woorden: een document kan vanuit het eigen werkproces een bepaalde bewaartermijn hebben, terwijl hetzelfde document als onderdeel van een ander proces onder een afwijkende (langere) bewaartermijn valt.
In uw situatie betekent dit dat de brief aan de gemeenteraad in het zaaksysteem kan worden beheerd als een zaak met een bewaartermijn van 5 jaar, terwijl dezelfde brief als onderdeel van het vergaderdossier in het RIS/BIS-systeem blijvend wordt bewaard.