Informatieplicht omgevingsrecht

Beste Zaalberg,

Initiatiefnemers zijn verplicht om bij bouw- en sloopwerkzaamheden adequate maatregelen te nemen om stikstofemissies te beperken. Met het formulier uit de Handreiking emissiereductieplicht kunnen zij informatie over genomen maatregelen aanleveren bij het bevoegd gezag.
Hoe lang moeten wij als bevoegd gezag deze informatie bewaren?

Antwoord:

Er is geen duidelijke bewaartermijn voor gegevens over stikstofemissie bij bouw- en/of sloopwerkzaamheden. Het zijn geen brondocumenten voor de BAG en daarmee is er geen verplichting om deze gegevens permanent te bewaren. Het gaat hier om gegevens die de initiatiefnemer moet overleggen waarin hij/zij aangeeft, welke maatregelen worden genomen om de uitstoot van stikstofverbindingen zoveel mogelijk te beperken. Het gaat hierbij dus om tijdelijke maatregelen die alleen tijdens de werkzaamheden gelden. Dat geeft alleen dat er dus ook geen noodzaak is om deze gegevens lang te bewaren.

Het bevoegd gezag dient deze maatregelen te controleren. Het gaat dus om het uitvoeren van toezicht, wat in de gemeentelijke selectielijst 2020 valt onder 12.1 en dus een bewaartermijn van 5 jaar na afhandeling betekent. ‘Na afhandeling’ betekent hier ‘na einde werkzaamheden’ of ‘na beëindiging toezicht’.

Bovenstaande is alleen van toepassing als u de ingeleverde informatie als een apart zaaktype ziet, bijvoorbeeld als een ‘informatieplicht omgevingsrecht’. U kunt namelijk de gehele controle op het uitvoeren van een omgevingsvergunning zien als één zaak. Dat betekent dat er één zaak is met alle documenten die worden ingeleverd of gecreëerd tijdens de uitvoering van de vergunning. Deze zaak bevat dan de controleformulieren van de gemeente, de melding ‘start werkzaamheden’, de melding ‘einde werkzaamheden’, revisietekeningen, berekeningen en bijvoorbeeld ook de ingeleverde emissiegegevens. Een aantal van deze documenten zijn permanent te bewaren, een aantal niet. In de regel wordt zo’n zaak dan permanent bewaard waaronder dus ook de emissiegegevens, terwijl dat niet nodig is.

In dat geval zou u de emissiegegevens na 5 jaar kunnen ‘opschonen’ met de verwijzing naar resultaat 12.1.