Hoe dienen wij te werk te gaan wanneer de gemeente zowel verlener als ontvanger van een vergunning is?

Beste Zaalberg,
De gemeente vraagt soms als rechtspersoon een vergunning aan bij zichzelf als bevoegde overheidsinstantie. Dit betreft meestal WABO-vergunningen. Dit kunnen enerzijds te vernietigen WABO-vergunningen voor het kappen van een boom zijn of te bewaren WABO-vergunningen voor het bouwen/slopen/verbouwen/restaureren van een gemeentelijk pand zijn (evt. i.c.m. met een kapvergunning). In al deze gevallen is de gemeente zowel verlener als ontvanger van de vergunning.

Omdat het hier feitelijk twee verschillende processen betreft, vergunning/ontheffing verlenen en vergunning/ontheffing van een derde aanvragen of het uitvoeren van een project zouden er strikt genomen twee aparte zaken/dossiers moeten worden aangemaakt.

Na intern overleg is binnen de onze organisatie het standpunt ingenomen dat het aanmaken van twee zaken niet nodig is omdat dit zou leiden tot dubbele registratie van dezelfde documenten, omdat de dossiers elkaars spiegelbeeld zouden zijn. Bovendien is doordat er al een dossier aanwezig is de zaak toch te reconstrueren.

In een samenwerkende gemeente, waar onze organisatie de werkwijzen zo veel mogelijk mee wil afstemmen, heerst daarentegen de opvatting dat er, omdat er sprake is van twee processen, ook twee dossiers moeten worden aangemaakt.

Naar aanleiding van bovenstaande kwestie heb ik de volgende vragen:

•  Is het inderdaad noodzakelijk om twee verschillende zaken aan te maken of hoeft dat niet als dezelfde informatie dubbel geregistreerd wordt.
•  Zo ja is er dan nog een onderscheid tussen te bewaren en te vernietigen zaken?

Antwoord
Wij zijn voorstander van de manier van werken van de naburige gemeente: er is sprake van twee afzonderlijke processen, waarbij de afhandeling door verschillende proceseigenaren plaats zal vinden. Er zijn twee afzonderlijke informatiestromen, met afzonderlijke documenten. Een verleende vergunning is een ander document dan een verkregen vergunning. De context is niet dezelfde.