Doorsturen/registreren ingekomen post
Beste Zaalberg,
De postregistratie is ingericht als zakensysteem. Er wordt echter alleen ingekomen post geregistreerd. Voor de fysiek stukken is een vervangingsbesluit. Alle digitale bestanden worden naar de behandelde afdelingen gestuurd via de mail.
De afhandeling van de post gebeurt bij de betreffende afdelingen. De afhandeling kan verschillen van het afhandelen in taakspecifieke applicaties tot het bijhouden op een lokale schijf. Er wordt niet terug gecommuniceerd hoe de ingekomen poststukken zijn afgehandeld. Gevolg is dat de registratie als maar oploopt zonder dat er beheer is op de ingekomen post.
Wij willen graag vernietigen vanuit de postregistratie maar weten niet welke criteria wij moeten aanhouden.
Met deze zijn wij geconfronteerd bij overname van het zakensysteem. Wij willen een verbeterslag maken. De huidige registratiemethode is achterhaald en niet te beheren.
Antwoord:
Als wij het goed begrijpen is uw zakensysteem niet meer dan een ingekomen-post-registratiesysteem, waarmee u kunt aangeven dat een bepaald stuk is binnengekomen, wanneer en aan wie het vervolgens is gezonden. Uw systeem is daarmee niet meer is dan een ‘hulpadministratie’ zoals dat werd genoemd in de Selectielijst 1996, actualisatie 2012. U ziet alleen de binnenkomende post en ziet niet in welke processen deze zijn gebruikt en wat de precieze afhandeling c.q. uitkomst is geweest. U kunt dus geen bewaartermijn toekennen voor deze, onvolledige, gegevens.
In de huidige selectielijst bestaat de term ‘hulpadministratie’ niet meer. Wel is duidelijk dat een administratie onder hoofdproces 19 ‘Secretariaat voeren en gegevens administreren/verwerken’ valt. In het geval er financiële documenten in deze administratie aanwezig zijn, kunt u dus verwijzen naar 19.1.1 met de bewaartermijn van V 7 jaar na afhandeling. We gaan er hierbij vanuit dat documenten, zaken en dossiers niet worden beheerd in het zakensysteem, maar in meerdere systemen. Het is van groot belang dat u wel weet waar de documenten, zaken en dossiers zijn en dat deze goed kunnen worden beheerd (vernietigd/bewaard). Dit volledige overzicht van de informatiehuishouding zult u wel moeten verkrijgen. Dit is mogelijk door hiervoor het documentair structuurplan in te richten: een overzicht van alle werkprocessen die in gebruik zijn en ooit in gebruik geweest zijn, de informatiebestanden die uit de werkprocessen voortkomen en de programmatuur waarmee deze worden beheerd. Daarbij kan de registratie van de binnenkomende post wel helpen: u kunt zien waar documenten heen zijn gestuurd en wie de verantwoordelijke afdeling is die zorgt voor de afhandeling.
Een ander aspect waar u rekening mee moet houden, is dat in de documenten in het zaaksysteem persoonsgegevens worden verwerkt die (waarschijnlijk) volgens de selectielijst en dus volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming vernietigd hadden moeten zijn/worden. Omdat het systeem dus niet duidelijk kan maken wanneer documenten en de bijbehorende gegevens vernietigd moeten worden, loopt u het risico dat (persoons)gegevens te lang worden bewaard. U moet dus een afweging maken tussen het belang van het terug kunnen zien waar een document heen is gegaan versus het risico dat u loopt dat persoonsgegevens te lang worden bewaard.
Gezien het feit dat het zaaksysteem in uw geval maar weinig toevoegt aan een goede informatiehuishouding, lijkt het daarom verstandig om deze op tijd (na 7 jaar) te vernietigen.