Digitale verzending

Beste Zaalberg,

De stap ‘digitale verzending’ is in onze organisatie echter nog een hele lastige. In de Verordening Webv is nu alleen de berichtenbox aangewezen als formeel kanaal voor digitale verzending.
Sinds enige tijd is in onze organisatie ook het veilig mailen geïntroduceerd. Wij zijn aan het onderzoeken of dit in de verordening toegevoegd zou kunnen worden als formeel kanaal.

* Hebben jullie hiervoor iets geregeld in een verordening, of vallen jullie terug op de regels uit de Awb?
* Hoe gaat het in de praktijk? Worden er vaak besluiten via de mail verstuurd?

Antwoord:

Er zijn verschillende mogelijkheden om veilig e-mail te verzenden, bijvoorbeeld via Zivver, Mimecast en FileCap. Van deze mogelijkheden voldoet Zivver aan de NTA 7516, een norm bedoeld voor veilige verzending van e-mail met patiëntgegevens. De norm beschrijft “in techniek neutrale termen de eisen waaraan e-mail met daarin patiëntgegevens zou moeten voldoen om veilig te zijn. Het gaat daarbij enerzijds om de waarden die geborgd moeten worden, zoals de mate van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid, maar ook gebruiksvriendelijkheid.” (zie https://www.nen.nl/Alles-over-NEN-7510/NTA-7516.htm)

Als u op een veilige manier e-mail wilt verzenden moet u uitgaan van gebruik van tweede factor authenticatie. U voegt een wachtwoord of toegangscode toe aan de e-mail en documenten en controleert de ontvanger. Via SMS of app stuurt u wachtwoord of toegangscode toe. Op deze manier kan op een veilige manier gebruik gemaakt worden van e-mail en kunnen bestuurlijke berichten verzonden worden.
Inmiddels zijn er meerdere gemeenten die op deze manier hun mail versturen.

Het is ons niet bekend of dit zo specifiek moet worden opgenomen in de verordening. De mogelijkheid om besluiten via de mail te versturen dient wel opgenomen te zijn.