Digitale bewaring diploma`s
Beste Zaalberg,
Een MBO-instelling is volgens de geldende selectielijst verplicht om diploma’s 50 jaar te bewaren. Bij onze instelling wil men nu alleen de digitale versie bewaren. De digitale versie is ondertekend door de voorzitter van het examenbureau middels een digitale handtekening (wat een logging in het systeem is). Hiermee kunnen we bij de accountant bewijzen dat het diploma rechtmatig is uitgegeven. De student krijgt een papieren diploma met een handtekening met pen gezet door de voorzitter van het examenbureau en de student ondertekent zelf ook nog met pen (wat volgens de Regeling modellen voor mbo-diploma, mbo-certificaat en mbo-verklaring moet). Mogen wij, vanuit de Archiefwet gedacht, het digitale exemplaar (met logging maar zonder penhandtekening) 50 jaar bewaren? Zo nee, vanuit welk artikel van de Archiefwet mag dit niet?
Antwoord:
Ja, dat mag, mits het digitale exemplaar door uw instelling wordt aangemerkt als het authentieke archiefexemplaar en u gedurende de volledige bewaartermijn van 50 jaar de authenticiteit, integriteit, toegankelijkheid en reproduceerbaarheid kunt waarborgen. De Archiefwet schrijft niet voor dat een diploma per se als papieren document met natte handtekening moet worden bewaard. Zie hiervoor Bewaartermijn archiefbescheiden toekennen diploma’s | Inspectie van het onderwijs
Wat pleit vóór uitsluitend digitale bewaring?
In de mbo-sector is expliciet vastgelegd dat geen onderscheid wordt gemaakt tussen digitale en fysieke documenten voor bewaartermijnen. De handreiking van het Netwerk Examinering & Digitalisering vermeldt dat de bewaartermijnen voor beide varianten gelden en dat documenten uitsluitend digitaal bewaard mogen worden, mits zij gedurende de bewaartermijn digitaal raadpleegbaar blijven. (zie www.mbodigitaal.nl ). Daarnaast staat in dezelfde handreiking:
- digitale documenten hoeven niet te worden uitgeprint voor archivering;
- documenten mogen uitsluitend digitaal worden bewaard;
- het digitale archief moet voldoen aan de eis van een “goede, geordende en toegankelijke staat”, zoals afgeleid uit de archiefregelgeving.
Als de student een papieren diploma ontvangt waarop de voorzitter van het examenbureau met pen heeft getekend; en de student zelf met pen heeft getekend, terwijl het archiefexemplaar alleen een systeemregistratie/log bevat, dan moet u later nog steeds kunnen aantonen dat dit exact het diploma is dat is afgegeven, wie het heeft goedgekeurd, wanneer dat is gebeurd en dat het document daarna niet is gewijzigd.
Dat zal vooral afhangen van de inrichting van uw examen- en documentmanagementsysteem en niet van een specifiek artikel dat een natte handtekening voorschrijft. De Archiefwet stelt eisen aan de betrouwbaarheid van archiefbescheiden, niet aan het gebruik van pen op papier als zodanig.
Wanneer u kunt aantonen dat de digitale versie, inclusief audittrail/logging van de voorzitter, het authentieke archiefexemplaar vormt, is er vanuit archiefrechtelijk perspectief een sterke basis om alleen die digitale versie 50 jaar te bewaren.
Op basis van de beschikbare mbo-richtlijnen en de Archiefwet is ons antwoord dan ook:
Ja, een mbo-instelling kan het diploma uitsluitend digitaal bewaren gedurende de bewaartermijn van 50 jaar, ook wanneer dat digitale exemplaar geen natte handtekening bevat, mits de authenticiteit en integriteit van het diploma via het systeem en de logging aantoonbaar zijn geborgd.
Mocht u dit standpunt richting accountant of inspectie willen onderbouwen, dan zouden wij daarnaast de feitelijke inrichting van de digitale handtekening en het audittrail toetsen aan de eisen voor duurzame toegankelijkheid en authenticiteit van archiefbescheiden. Dat is waarschijnlijk het punt waarop een accountant of inspecteur zal doorvragen, niet op het ontbreken van de penhandtekening zelf.