Digitaal verzenden van brieven/post

Beste Zaalberg,

Vanuit een taakapplicatie worden digitaal, via het systeem, brieven verzonden. Deze worden vanuit Word opgeslagen in pdf. Daarna gaan de documenten naar het zaaksysteem en deze worden in principe automatisch opgeslagen in pdf. Moeten de documenten voordat ze worden verzonden naar de cliënt eerst worden opgeslagen in pdf of is Word voldoende?

Antwoord: 

De uitgaande brief kan in Word-format worden verzonden. De pdf die intern wordt opgeslagen is het archiefexemplaar (de archiefkopie). Het is wel raadzaam om een ‘Alleen lezen’-exemplaar te versturen en de procedure vast te leggen.