Vallen rekeningafschriften van de gemeente die online geraadpleegd kunnen worden onder de Archiefwet?

Beste Zaalberg,
Vallen rekeningafschriften e.d. van de gemeente bij de BNG die online geraadpleegd kunnen worden onder de Archiefwet of geldt hiervoor alleen de fiscale bewaarplicht?

Antwoord
Uw vraag valt in twee delen uiteen: zijn de online beschikbaar gestelde rekeningafschriften van de gemeente bij de bank archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995? Geldt voor deze afschriften alleen de fiscale bewaarplicht?

Om met uw eerste vraag te beginnen. Archiefbescheiden zijn bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. De rekeningafschriften kunnen worden beschouwd als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. In tegenstelling tot het verleden worden geen fysieke afschriften meer ontvangen van deze afschriften. De bank stelt de ‘afschriften’ online beschikbaar. Ze behoren bij de bankrekening van de gemeente en vervullen een rol in het financieel beheer van de gemeente. Voor het selecteren van deze afschriften, het online inzicht in bij- en afschrijvingen op de rekening van de gemeente, is de gemeentelijke selectielijst van toepassing.

De bewaartermijnen in de gemeentelijke selectielijst zijn o.a. gebaseerd op geldende wet- en regelgeving. In dit geval ook op fiscale wet- en regelgeving. Op welke wetgeving de bewaartermijnen zijn gebaseerd kunt u ook terugvinden in de selectielijst.
In de actuele selectielijst vindt u dit terug onder procestype 19.1.1, bewaartermijn 7 jaar.