De procestermijn en bewaartermijn met een niet vooraf vast te stellen eindmoment

Beste Zaalberg,

.Er zijn processen waarbij de bewaar- of vernietigingstermijn niet vast te stellen zijn. Dit komt voor bij contracten die stilzwijgend of tot wederopzegging bewaard moeten worden. Zo ook bij drank- en horecavergunningen, exploitatievergunningen horeca-inrichtingen. De Selectielijst geeft aan cat. 11.1: na beëindiging toestemming. Voor dit soort zaken is het erg lastig om op praktische wijze de (jaarlijkse vernietiging toe te passen.
Er zijn natuurlijk verschillende manieren om vast te stellen dat de zaak vernietigd kan worden. Zoals: jaarlijks een overzicht maken van al dit soort informatieobjecten en dan vast stellen of deze wel of niet vernietigd kan worden, maar dat is praktisch bijna niet mogelijk of het vraagt een grote (tijds)inspanning. De handreiking gebruik Selectielijst geeft wel enige uitleg, maar echt toepasbaar in de praktijk is deze ook niet. Want de vraag blijft bestaan: hoe kunnen we op praktische wijze de Selectielijst toepassen bij dit soort informatie-objecten.

Antwoord:

Dit is een bekend probleem dat voorlopig niet opgelost kan worden. De bewaartermijn hangt namelijk vaak af van het object waar de zaak overgaat (medewerker, contract/overeenkomst, intern beleid, etc.).

De bewaartermijn gaat dan lopen op het moment dat het object is beëindigd. Op dit moment kan dat alleen achteraf worden bepaald: op het moment dat het object wordt beëindigd moet iemand controleren of er nog zaken aan dat object hangen zodat de vernietigingsdata van die zaken kunnen worden bepaald.

Op dit moment worden daar twee manieren voor gebruikt: bij de ene manier schat men van te voren in wanneer een object komt te vervallen en schat daarmee de vernietigingsdatum in. Bij het opstellen van de jaarlijkse vernietigingslijst wordt dan gecontroleerd of een object ook daadwerkelijk vervallen/beëindigd is.

De andere manier is regelmatig controleren of een object vervallen is en dan de vernietigingsdatum van de gekoppelde zaken invullen.

Beide manieren zijn verre van ideaal en zijn arbeidsintensief. Er gaat pas wat veranderen als er meer objectgericht wordt geregistreerd. Het idee daarbij is dat een beëindigingsproces (b.v. beleid intrekking) een veld invult dat aan een object hangt waarin de einddatum van dat object wordt aangegeven. Op het moment dat dat veld gevuld wordt, worden alle aan dat object gekoppelde zaken automatisch voorzien van een vernietigingsdatum. Op dit moment zien we daar al wel wat ontwikkelingen in, maar dit staat nog in de kinderschoenen. Voorlopig zullen we het dus moeten doen met twee methodes die verre van ideaal zijn.