Capstone methode bij archivering Email
Beste Zaalberg,
Via de VNG hebben wij het verzoek gekregen om aansluiting te zoeken bij de selectielijst 2022 archivering email berichten volgens de capstone methode. Voor 15 september moeten wij instemmen met de aanpassing selectielijst. Als we ons niet aansluiten is het alternatief de e-mails te bewaren volgens de methodiek van de selectielijst 2020 (archiveren bij de zaak).
De vraag is; Als we ons aansluiten kunnen we alsnog gebruik maken van de methode volgens de selectielijst 2020? De capstonemethode is handig, maar we hebben onze twijfels over deze methode. In hoeverre is het wenselijk om alle e-mails te bewaren van sleutelfiguren?
Antwoord:
Zoals de ontwerpselectielijst e-mailbewaring gemeentelijk en intergemeentelijke organen zelf al aangeeft, blijft de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 leidend. Dat houdt in dat e-mails die onderdeel uitmaken van een zaak de bewaartermijn krijgen van de zaak waar deze bij hoort. De bewaartermijn van die zaak volgt dan uit selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.
Probleem is dat medewerkers vaak e-mails niet opnemen in de zaak (meestal vanwege tijdgebrek en gebrek aan noodzaak) en in hun mailboxen laten zitten. De afgelopen jaren zijn er meerdere gevallen naar voren gekomen waarbij mailboxen van vertrokken medewerkers door ICT na 3 of 6 maanden werd vernietigd terwijl er in die mailbox nog informatie zat die nodig was voor bewijslast in een zaak. De nieuwe selectielijst geeft nu de gemeenten en intergemeentelijke organen de mogelijkheid (en verplichting) om mailboxen van medewerkers in ieder geval 7 jaar te bewaren.
Indien in uw gemeente alle medewerkers de mails wel correct opnemen in de zaak en dus op de juiste plek bewaren, hoeft u dat gedeelte van de selectielijst dus niet te volgen.
Kortom: in de regel moet een e-mail worden bewaard/vernietigd conform de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. De Selectielijst e-mailbewaring is daarnaast een extra hulpmiddel om hele mailboxen te waarderen indien medewerkers niet goed proces-/zaakgericht e-mails bewaren/opslaan.
Het tweede aspect waar deze nieuwe selectielijst op wijst, is dat de gemeente een verantwoordelijkheid heeft om vanuit cultuurhistorisch oogpunt communicatie met haar omgeving permanent te bewaren. Het rapport ‘Gewaardeerd verleden’(Commissie Jeurgens, 2007) dat ook model heeft gestaan voor de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, wees de overheid er al op dat zij meer moest bewaren over hoe de overheid communiceert met burgers, instelling, organisatie en andere overheden.
Omdat sleutelfiguren altijd vanuit hun functie praten namens de organisatie en zij het uithangbord voor de organisatie zijn, is de manier waarop zij communiceren beeldend voor hoe de organisatie praat met haar omgeving. Bovendien worden hun mailboxen gezien als belangrijke ‘informatieknooppunten’ wat onder de systeemanalyse (één van de poten van systematiek van de selectielijst) als ‘Permanent bewaren’ wordt aangemerkt.
Als historisch bron is het daarom van belang deze mailboxen te bewaren.