Brief handtekening

Beste Zaalberg,

De ondertekening van uitgaande brieven gebeurt bij ons met een logging in ons zaaksysteem. De ambtenaar moet in het zaaksysteem de brief accorderen en dit wordt gelogd. De brief wordt uitgeprint en verstuurd en op de brief staat de naam en functie van de medewerker, maar geen krabbel. Nu vragen wij ons af of de heffingsambtenaar en de ambtenaar burgerlijke stand ook gebruik mogen maken van deze vorm van ondertekening. Dit omdat medewerkers met deze functienaam hiervoor apart benoemd zijn. Het zou dan bijvoorbeeld gaan om bezwaren WOZ waarbij de beschikking wordt ondertekend door de heffingsambtenaar.

Antwoord: 

De elektronische handtekening (in welke vorm dan ook) kan niet op papier bestaan en dus ook geen juridische waarde heeft bij correspondentie die (uiteindelijk) op papier plaatsvindt. Een document kan alleen rechtsgeldig met een elektronische handtekening worden ondertekend, als het document zelf ook elektronisch is (en langs die weg wordt verstuurd). Dat is hier niet het geval, omdat de brieven worden geprint en per post verstuurd. U verstuurt dus een niet-ondertekend afschrift van de brief.

De vraag is dan of het ondertekenen van het document wettelijk verplicht is. Zo hoeft een beschikking van de heffingsambtenaar niet ondertekend te worden, een document dat iemand van de burgerlijke stand, zoals aktes, behandelt meestal wel.

Ondanks dat er wettelijk geen ondertekeningsvereiste is voor beschikkingen van de heffingsambtenaar, is wel van belang dat achteraf de bevoegdheid van de ambtenaar om het besluit vast te stellen kan worden achterhaald. Er is dus wel een verantwoordingsplicht. Dat geldt ook voor (veel) andere correspondentie vanuit de gemeente. De logging van de ondertekening is dus dus sowieso nodig.

De VNG heeft hier over een handreiking die u vindt onder Handreiking elektronische handtekening | VNG.