Bewaring videotulen bezwarencommissie

Beste Zaalberg,

Ik heb een vraag over de bewaring van videotulen (blijvend te bewaren).
Wij willen graag voor de verslagen van de bezwarencommissies (agenda, verslag en adviezen/besluiten) videotulen gaan gebruiken. Waaraan moet een gemeente dan voldoen? Wij hebben nog geen e-depot. Kunnen we dan volstaan met alleen videotulen of moeten we ook nog een versie (PDF) opslaan in ons zaaksysteem?

Antwoord:

Voor verslagen voor vergaderingen van de gemeenteraad geldt een wettelijke regel (gemeentewet) om ‘het meest uitgebreide verslag’ permanent te bewaren. Dat wordt geïnterpreteerd als dat videotulen van de vergaderingen van de raad permanent moeten worden bewaard indien deze worden gemaakt. Dit is namelijk uitgebreider dan een schriftelijk verslag. Er zijn tegenwoordig gemeenten die daarom geen schriftelijke verslagen meer maken en alleen een besluitenlijst opstellen en die met de videotulen bewaren. Een apart verslag wordt dan niet meer gemaakt.

Voor de bezwarencommissie bestaat een dergelijk regel niet. Resultaat 19.1.7 verplicht u om de Agenda, het verslag en de besluiten van de commissie te bewaren. Daarbij kunt u inderdaad de videotulen als het verslag beschouwen. Het is dan niet meer nodig om daarnaast nog een apart verslag (in pdf) te bewaren. U dient er dan wel voor te zorgen dat de opnames in een duurzaam, open bestandsformaat worden opgeslagen en dat de bestanden op een eenvoudige manier vanuit de opslaglocatie gemigreerd kunnen worden naar een andere locatie zoals een e-depot. Daarom is het aan te bevelen altijd dit soort vraagstukken voor te leggen aan uw archivaris.

Uiteraard moet u er daarnaast rekening mee houden dat met de videotulen meer (bijzondere) persoonsgegevens worden bewaard. Dat betekent dat de betrokkenen moeten weten dat de vergadering digitaal wordt opgenomen en voor u betekent dit dat u moet overwegen om bij overdracht naar een e-depot een beperking van de openbaarheid op deze bestanden te zetten.