Bewaren ingekomen post

Beste Zaalberg,

Wij registreren ingekomen post in ons zaaksysteem. Echter voor bepaalde processen wordt deze post overgeheveld en verder afgehandeld in een TSA. In het zaaksysteem waar de post in geregistreerd wordt kan DIV bij het archiveren niet zien wat de uitkomt is van de zaak. Hoelang moeten wij deze ingekomen post bewaren?

Antwoord:

U moet uitgaan van enkelvoudige opslag. U hoort binnen de organisatie een afspraak te hebben gemaakt over waar informatie wordt opgeslagen en beheerd.

Als de afspraak is dat informatie in een TSA wordt beheerd, bewaard en/of vernietigd, dan is dat de aangewezen archieflocatie. Deze archieflocatie dient dan wel te voldoen aan de eisen uit de normenkaders zoals de NEN 16175.

Als de TSA als archieflocatie is aangewezen, hoeft u de informatie/documenten niet ook nog in uw zaaksysteem te bewaren. Zolang u de gegevens die in het zaaksysteem worden vastgelegd (bijvoorbeeld datum van binnenkomst, vertrouwelijkheid, NAW, etc.) ook in het TSA terug te vinden zijn, kunt u dus de documenten uit het zaaksysteem verwijderen.

Het is wel verstandig om de documenten uit voorzorg nog wel even te bewaren. Een termijn die gehanteerd wordt voor fysieke documenten die worden gescand, is 3 maanden. Als na die 3 maanden geen fouten zijn ontdekt, worden de fysieke documenten definitief vernietigd. Ik adviseer dan ook minimaal de documenten 3 maanden in het zaaksysteem te laten en daarna pas te verwijderen.