Bewaren Bijzondere Ondernemingsraad E-mail stukken

Beste Zaalberg,

In een oude e-mail postbus van de gemeente kwam ik e-mails tegen van de BOR. Deze raad was ingesteld ten tijde van de fusie van de vier gemeentes. Ik loop nu tegen de vraag aan hoe ik deze stukken moet waarderen. De stukken komen uit de periode 2012-2013. De stukken zijn onder andere verslagen, adviezen, concept adviezen en standpuntbepalingen.

Mijn vraag is: Hoe om te gaan met deze stukken? Kunnen deze vernietigd worden met een termijn van 10 jaren of zijn deze blijvend te bewaren?

Antwoord:

Onder categorie 3.2.6 van de Selectielijst 1996, actualisatie 2012 dienen jaarverslagen, samenstelling, verkiezingsbesluiten en besluiten permanent bewaard te worden. In dit geval gaat het ook nog eens over een bijzondere tijd; een fusie. De standpunten, verslagen en adviezen van de BOR laten zien hoe het personeel is omgegaan met deze fusie.

Dat wil niet zeggen dat u alle adviezen, hoeft te bewaren. Adviezen die al in het gemeentelijk archief worden bewaard, hoeven niet per sé ook nog eens in een ander archief bewaard te worden. De verslagen dient u in ieder geval wel te bewaren.