Bewaren bestek en voorwaarden bij aanvragen bouwvergunning

Beste Zaalberg,

Wij zijn al geruime tijd bezig met het opschonen en digitaliseren van de oude bouwvergunningen van onze gemeente.

Hier zijn een aantal ingehuurde krachten mee bezig. Nu komen wij er achter dat deze mensen de bestekken en voorwaarden bij de bouwplannen niet als te bewaren hebben aangemerkt. De meeste bestekken en voorwaarden hebben we nog kunnen achterhalen, maar de vraag doet zich voor of bestek en voorwaarden bij een bouwplan moeten worden bewaard?

Ik heb hierover ook contact gehad met mijn collega’s van het BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) te Den Bosch en die zijn van mening dat het gewaarmerkte bestek en voorwaarden dienen te worden bewaard. Dat klinkt logisch maar hoe zit het dan met de oudere (niet gewaarmerkte) bestekken en voorwaarden? Naar mijn mening dienen deze ook te worden bewaard. Hoe kijken jullie hier naar?

Antwoord: 

Technisch gesproken dient u alleen de bouwvergunning inclusief onderliggende stukken te bewaren, dus alleen de stukken die officieel onderdeel uitmaken van de bouwvergunning. Vaak zijn deze inderdaad gewaarmerkt. Bestekken inclusief tekeningen maken daar vaak geen onderdeel van. Meestal worden deze wel bewaard vanwege de technische informatie die de bestekken en bijhorende tekeningen bevatten. Deze vallen dus meer onder de statistische berekeningen en de constructiegegevens. In een ver verleden werd daar een bewaartermijn voor gehanteerd van 20 jaar. Door deze termijn ontstonden problemen omdat bij calamiteiten, zoals de constructiefouten in de balkons in Maastricht, deze technische gegevens niet konden worden teruggevonden. Tegenwoordig worden daarom ook de technische gegevens samen met de bouwvergunning bewaard en vaak ook overgedragen. Indien een pand gesloopt is (inclusief de fundering) dat is dat eigenlijk niet nodig. Het zijn geen gegevens die historische waarde hebben.

Bij de bouw van grote gebouwen zijn er vaak 3 bestekken: het bouwkundig bestek, het werktuigbouwkundig bestek en het elektrotechnisch bestek. Alleen het eerste bestek heeft historische waarde omdat daar het uiterlijk van het gebouw in wordt vastgelegd. Werktuigbouwtechnische en elektrotechnische bestekken gaan over de installaties (verwarming, elektro, liften, etc.) in het gebouw. Dit heeft minimale historische waarde waarvan het nut van bewaren dus minimaal kan zijn. Dit geldt echter alleen als een gebouw gesloopt is of compleet gerenoveerd is.

Als dat niet zo is, kan het zijn dat de brandweer/veiligheidsregio in geval van een calamiteit deze gegevens nog nodig heeft. Vaak hebben deze instanties een schaduwarchief waarin zich de adviezen bevinden die over de brandtechnische aspecten van deze bestekken gaan, u zou kunnen nagaan of hier wellicht zich de vermiste documenten bevinden. .

Met andere woorden: alleen als een gebouw niet meer bestaat, kunt u de technische bestekken inclusief technische tekeningen vernietigen. Als dat niet zo, is het verstandig deze te bewaren.